Einfach erklärt
Auf dem Konto 0970 Sonstige Rückstellungen werden bestimmte Verpflichtungen erfasst, bei denen das Unternehmen bereits mit einer zukünftigen Belastung rechnen muss, obwohl die genaue Höhe oder der genaue Zeitpunkt noch nicht endgültig feststehen.
Typische Fälle sind beispielsweise erwartete Kosten für:
- noch ausstehende Rechnungen oder Leistungen
- Rechtsstreitigkeiten
- Abschluss- und Beratungskosten
- Gewährleistungsverpflichtungen
- bestimmte Personalverpflichtungen
- Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
Eine Rückstellung sorgt dafür, dass der wirtschaftlich verursachte Aufwand bereits dem richtigen Geschäftsjahr zugeordnet wird – auch wenn die Rechnung oder Zahlung möglicherweise erst später erfolgt.
Das Konto 0970 ist ein passives Bestandskonto.
Soll oder Haben?
Für Rückstellungen gelten grundsätzlich die Regeln eines passiven Bestandskontos:
- Rückstellung wird gebildet oder erhöht → Haben
- Rückstellung wird verwendet oder aufgelöst → Soll
Merksatz
Entsteht eine erwartete Verpflichtung, wächst die Rückstellung im Haben. Wird sie später verbraucht oder aufgelöst, steht 0970 im Soll.
Warum braucht man überhaupt Rückstellungen?
Angenommen, ein Unternehmen weiß am 31. Dezember bereits, dass für den Jahresabschluss noch Kosten entstehen werden.
Die Rechnung des Steuerberaters kommt aber erst im Februar des folgenden Jahres.
Würde man den Aufwand erst im Februar buchen, würde er im falschen Geschäftsjahr erscheinen.
Deshalb wird bereits zum Bilanzstichtag eine Rückstellung gebildet.
So wird der Aufwand dem Jahr zugeordnet, in dem er wirtschaftlich entstanden ist.
Praxisbeispiel 1: Erwartete Abschlusskosten
Ein Unternehmen rechnet für die Erstellung des Jahresabschlusses mit Kosten von 3.000,00 €. Die Rechnung liegt am Bilanzstichtag noch nicht vor.
Das Unternehmen bildet deshalb eine Rückstellung über 3.000,00 €.
Buchungslogik
Passendes Aufwandskonto 3.000,00 € an 0970 Sonstige Rückstellungen 3.000,00 €
Welches Aufwandskonto verwendet wird, hängt davon ab, wodurch die Rückstellung entstanden ist.
Durch die Buchung entsteht bereits im alten Geschäftsjahr ein Aufwand. Gleichzeitig wird auf der Passivseite der Bilanz eine Rückstellung ausgewiesen.
Rückstellung und Zahlung sind nicht dasselbe
Bei der Bildung einer Rückstellung fließt normalerweise noch kein Geld.
Deshalb wird 1200 Bank bei der Bildung einer Rückstellung grundsätzlich nicht angesprochen.
Erst wenn die tatsächliche Rechnung später bezahlt wird, findet ein Geldabfluss statt.
Merksatz
Rückstellung bilden = Aufwand erfassen, aber noch nicht bezahlen.
Praxisbeispiel 2: Die tatsächliche Rechnung entspricht der Rückstellung
Für erwartete Abschlusskosten wurde eine Rückstellung von 3.000,00 € gebildet.
Im folgenden Jahr beträgt die tatsächliche Rechnung ebenfalls 3.000,00 €.
Die vorhandene Rückstellung wird nun verwendet.
Vereinfacht dargestellt:
0970 Sonstige Rückstellungen 3.000,00 € an 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 3.000,00 €
Anschließend kann die Rechnung bezahlt werden:
1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 3.000,00 € an 1200 Bank 3.000,00 €
Der Aufwand wurde bereits bei der Bildung der Rückstellung im vorherigen Geschäftsjahr berücksichtigt.
Was passiert, wenn die tatsächlichen Kosten höher sind?
Rückstellungen beruhen häufig auf Schätzungen. Deshalb kann der tatsächliche Betrag später von der ursprünglich gebildeten Rückstellung abweichen.
Beispiel
Gebildete Rückstellung: 3.000,00 € Tatsächliche Kosten: 3.500,00 €
Die vorhandene Rückstellung deckt nur 3.000,00 € ab. Die zusätzlichen 500,00 € müssen als weiterer Aufwand berücksichtigt werden.
Vereinfacht besteht die Buchung deshalb aus:
0970 Sonstige Rückstellungen 3.000,00 € Passendes Aufwandskonto 500,00 € an 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 3.500,00 €
Die Differenz von 500,00 € belastet das neue Geschäftsjahr.
Was passiert, wenn die tatsächlichen Kosten niedriger sind?
Auch der umgekehrte Fall ist möglich.
Beispiel
Gebildete Rückstellung: 3.000,00 € Tatsächliche Kosten: 2.500,00 €
Dann wurden 500,00 € zu viel zurückgestellt.
Der nicht mehr benötigte Teil der Rückstellung muss aufgelöst werden.
Der überschüssige Betrag führt grundsätzlich zu einem Ertrag aus der Auflösung der Rückstellung.
Vereinfacht gilt:
Nicht benötigte Rückstellung → Auflösung → Ertrag
Praxisbeispiel 3: Rückstellung für einen Rechtsstreit
Ein Unternehmen befindet sich am Bilanzstichtag in einem laufenden Rechtsstreit.
Nach Einschätzung der sachkundigen Beteiligten ist mit einer Zahlung von ungefähr 10.000,00 € zu rechnen. Die endgültige Entscheidung steht jedoch noch nicht fest.
Wenn die Voraussetzungen für die Bildung einer Rückstellung erfüllt sind, kann eine entsprechende Rückstellung gebildet werden.
Buchungslogik
Passendes Aufwandskonto 10.000,00 € an 0970 Sonstige Rückstellungen 10.000,00 €
Dadurch wird die erwartete wirtschaftliche Belastung bereits im Jahresabschluss berücksichtigt.
Rückstellung oder Verbindlichkeit?
Eine Rückstellung darf nicht mit einer normalen Verbindlichkeit verwechselt werden.
Verbindlichkeit
Bei einer Verbindlichkeit sind Gläubiger und Betrag normalerweise bereits weitgehend bekannt.
Beispiel:
Ein Lieferant stellt eine Rechnung über 5.950,00 €.
Dann wird die bekannte Schuld grundsätzlich über 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen erfasst.
Rückstellung
Bei einer Rückstellung besteht dagegen noch Unsicherheit, beispielsweise über:
- die genaue Höhe
- den Zeitpunkt der Zahlung
- teilweise auch darüber, ob und in welchem Umfang die Verpflichtung tatsächlich eintritt
Vereinfacht gesagt
Rechnung liegt vor und Betrag steht fest → eher Verbindlichkeit. Verpflichtung besteht, Betrag oder Fälligkeit noch ungewiss → möglicherweise Rückstellung.
Rückstellung ist keine Rücklage
Die Begriffe Rückstellung und Rücklage klingen ähnlich, bedeuten aber etwas völlig anderes.
Rückstellung
Eine Rückstellung gehört zum Fremdkapital. Das Unternehmen erwartet eine zukünftige Verpflichtung gegenüber Dritten oder eine anderweitige wirtschaftliche Belastung.
Rücklage
Eine Rücklage gehört grundsätzlich zum Eigenkapital.
Merksatz
Rückstellung = erwartete Verpflichtung. Rücklage = Bestandteil des Eigenkapitals.
Wird für eine Rückstellung wirklich Geld zurückgelegt?
Nicht zwingend.
Das Wort Rückstellung führt häufig zu der Vorstellung, das Unternehmen würde einen bestimmten Geldbetrag auf einem separaten Bankkonto reservieren.
Buchhalterisch ist das jedoch nicht erforderlich.
Eine Rückstellung ist zunächst ein Bilanzposten. Sie zeigt eine erwartete Verpflichtung an.
Das Unternehmen kann beispielsweise eine Rückstellung von 20.000,00 € haben, ohne dass irgendwo ein separates Bankkonto mit genau 20.000,00 € existiert.
Deshalb darf Konto 0970 nicht mit 1200 Bank verwechselt werden.
Wann darf nicht einfach eine Rückstellung gebildet werden?
Unternehmen dürfen nicht beliebig Rückstellungen bilden, nur weil in Zukunft möglicherweise Kosten entstehen könnten.
Es muss eine ausreichend konkrete wirtschaftliche Verpflichtung beziehungsweise ein gesetzlich vorgesehener Rückstellungsgrund bestehen.
Eine bloße allgemeine Vermutung wie
„Vielleicht brauchen wir nächstes Jahr eine neue Maschine“
reicht nicht aus.
Auch zukünftige Investitionen werden nicht einfach durch eine Rückstellung vorweggenommen.
Rückstellungen dienen also nicht dazu, den Gewinn nach Belieben zu reduzieren.
Warum beeinflusst eine Rückstellung den Gewinn?
Bei der Bildung einer Rückstellung wird grundsätzlich ein Aufwandskonto im Soll gebucht.
Dieser Aufwand reduziert den Gewinn des betreffenden Geschäftsjahres.
Gleichzeitig entsteht die Rückstellung auf der Passivseite der Bilanz.
Damit wird berücksichtigt, dass die wirtschaftliche Belastung bereits entstanden ist, obwohl die tatsächliche Zahlung möglicherweise erst später erfolgt.
Rückstellungen müssen regelmäßig überprüft werden
Eine einmal gebildete Rückstellung bleibt nicht automatisch für immer unverändert bestehen.
Zum Jahresabschluss muss geprüft werden, ob:
- die Rückstellung weiterhin benötigt wird
- der geschätzte Betrag noch angemessen ist
- die Rückstellung erhöht werden muss
- die Rückstellung teilweise aufgelöst werden kann
- der Grund für die Rückstellung vollständig weggefallen ist
Rückstellungen beruhen häufig auf Schätzungen und müssen deshalb regelmäßig an neue Informationen angepasst werden.
Was wird typischerweise auf Konto 0970 erfasst?
Je nach Unternehmen können beispielsweise Rückstellungen für folgende Sachverhalte in Betracht kommen:
- erwartete Abschlusskosten
- Rechts- und Beratungskosten
- Prozessrisiken
- Gewährleistungsverpflichtungen
- bestimmte Personalverpflichtungen
- Aufbewahrungspflichten
- noch nicht endgültig abgerechnete Verpflichtungen
- andere ungewisse Verbindlichkeiten, für die kein spezielleres Rückstellungskonto vorgesehen ist
Ob tatsächlich eine Rückstellung gebildet werden darf oder muss, richtet sich immer nach dem konkreten Sachverhalt.
Sonstige Rückstellungen oder spezielles Rückstellungskonto?
Konto 0970 trägt bewusst die Bezeichnung Sonstige Rückstellungen.
Der SKR03 enthält für bestimmte Sachverhalte auch speziellere Rückstellungskonten.
Beispielsweise werden bestimmte Steuerverpflichtungen nicht automatisch auf 0970 gebucht, wenn dafür ein spezielles Konto vorgesehen ist.
Vor der Verwendung von 0970 sollte deshalb geprüft werden, ob für den konkreten Sachverhalt ein spezielleres Rückstellungskonto existiert.
Kontoart und Abschluss
Kontonummer: 0970 Kontenart: Passives Bestandskonto Kontenklasse: 0 Bereich: Rückstellungen / Fremdkapital Normale Kontoseite: Haben Bildung und Erhöhung: Haben Verwendung und Auflösung: Soll Abschluss: über das Schlussbilanzkonto Bilanz: Passivseite – Rückstellungen GuV: Konto 0970 selbst ist kein Aufwands- oder Ertragskonto
Ein vorhandener Anfangsbestand steht bei einem passiven Bestandskonto grundsätzlich auf der Habenseite.
Was zeigt der Saldo des Kontos?
Der Saldo von Konto 0970 zeigt die zum Bilanzstichtag noch bestehenden sonstigen Rückstellungen, die auf diesem Konto zusammengefasst wurden.
Der Betrag stellt also eine Schätzung der noch zu erwartenden wirtschaftlichen Belastungen dar.
Typische Fehler
Rückstellung mit einer Geldreserve verwechseln
Eine Rückstellung bedeutet nicht, dass derselbe Betrag auf 1200 Bank reserviert oder auf ein separates Konto überwiesen werden muss.
Für jede zukünftige Ausgabe eine Rückstellung bilden
Nicht jede geplante Ausgabe rechtfertigt eine Rückstellung. Der Rückstellungsgrund muss ausreichend konkret sein und die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen.
Eine bekannte Lieferantenrechnung als Rückstellung behandeln
Liegt bereits eine konkrete Lieferantenrechnung vor und steht die Verpflichtung fest, handelt es sich regelmäßig um eine 1600 Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen und nicht mehr um eine ungewisse Verbindlichkeit.
Rückstellung und Rücklage verwechseln
Rückstellungen gehören grundsätzlich zum Fremdkapital. Rücklagen gehören zum Eigenkapital.
Rückstellung im nächsten Jahr einfach stehen lassen
Wenn der Grund weggefallen ist oder die Verpflichtung erfüllt wurde, muss die Rückstellung entsprechend verwendet oder aufgelöst werden.
Tatsächliche Kosten noch einmal vollständig als neuen Aufwand buchen
Wurde der Aufwand bereits durch die Rückstellungsbildung im Vorjahr berücksichtigt, darf beim Eintritt des erwarteten Falls nicht automatisch derselbe Betrag erneut vollständig als Aufwand erfasst werden. Die vorhandene Rückstellung muss berücksichtigt werden.
Verwandte Konten
- 1200 Bank – tatsächliche spätere Zahlungen
- 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – bereits konkret bestehende Lieferantenverbindlichkeiten
- 0960 Rückstellungen für Pensionen und ähnliche Verpflichtungen – spezielle Rückstellungen für Pensionen und vergleichbare Verpflichtungen
- 0956 Steuerrückstellungen – Rückstellungen für bestimmte Steuerverpflichtungen
Kurz zusammengefasst
Das Konto 0970 Sonstige Rückstellungen erfasst Verpflichtungen, deren wirtschaftliche Ursache bereits entstanden ist, deren genaue Höhe oder Fälligkeit aber noch ungewiss sein kann. Die Bildung einer Rückstellung erfolgt im Haben und führt über das jeweilige Aufwandskonto zu einer Belastung des Ergebnisses. Wird die Rückstellung später verwendet oder nicht mehr benötigt, wird sie im Soll vermindert oder aufgelöst. Rückstellungen sind keine Geldreserven und dürfen nicht mit Rücklagen oder bereits feststehenden Verbindlichkeiten verwechselt werden.