Einfach erklärt
Auf dem Konto 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden Beträge erfasst, die ein Unternehmen seinen Lieferanten noch schuldet.
Eine Verbindlichkeit entsteht typischerweise dann, wenn das Unternehmen eine Ware oder Dienstleistung bereits erhalten hat, die dazugehörige Rechnung aber noch nicht bezahlt wurde.
Der Lieferant hat also bereits geliefert oder seine Leistung erbracht – das Unternehmen muss das Geld noch bezahlen.
Das Konto 1600 ist ein passives Bestandskonto und gehört zum Fremdkapital des Unternehmens.
Soll oder Haben?
Für Konto 1600 gelten die Regeln eines passiven Bestandskontos:
- Neue Verbindlichkeit entsteht → Haben
- Verbindlichkeit wird bezahlt oder vermindert → Soll
Merksatz
Rechnung vom Lieferanten erhalten = Verbindlichkeit im Haben. Rechnung bezahlen = Verbindlichkeit im Soll.
Praxisbeispiel 1: Eingangsrechnung mit Zahlungsziel
Ein Unternehmen kauft Büromaterial für 1.000,00 € netto zuzüglich 190,00 € Umsatzsteuer. Der Lieferant stellt eine Rechnung über insgesamt 1.190,00 €, die erst später bezahlt werden soll.
Buchungssatz
4930 Bürobedarf 1.000,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 190,00 € an 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190,00 €
Die Verbindlichkeit wird mit dem vollständigen Bruttobetrag gebucht, weil das Unternehmen dem Lieferanten insgesamt 1.190,00 € schuldet.
Der betriebliche Aufwand und die abzugsfähige Vorsteuer werden getrennt erfasst.
Warum steht die Verbindlichkeit im Haben?
Verbindlichkeiten gehören zum Fremdkapital und stehen auf der Passivseite der Bilanz.
Wenn eine neue Lieferantenrechnung entsteht, erhöht sich die Schuld des Unternehmens.
Da passive Bestandskonten bei einer Mehrung im Haben gebucht werden, steht Konto 1600 bei einer neuen Verbindlichkeit im Haben.
Praxisbeispiel 2: Lieferantenrechnung wird bezahlt
Die offene Rechnung über 1.190,00 € wird später vollständig vom Geschäftskonto überwiesen.
Buchungssatz
1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190,00 € an 1200 Bank 1.190,00 €
Die Verbindlichkeit wird im Soll vermindert. Gleichzeitig sinkt das Bankguthaben im Haben.
Nach der vollständigen Zahlung besteht aus dieser Rechnung keine offene Verbindlichkeit mehr.
Die Zahlung ist nicht noch einmal Aufwand
Das ist einer der wichtigsten Punkte bei Konto 1600.
Der Aufwand wurde bereits bei der Eingangsrechnung erfasst.
Wenn die Rechnung später bezahlt wird, entsteht deshalb nicht noch einmal derselbe Aufwand.
Bei Rechnungseingang
Aufwand + Vorsteuer an 1600 Verbindlichkeiten
Bei Zahlung
1600 Verbindlichkeiten an 1200 Bank
Merksatz
Die Rechnung erzeugt den Aufwand. Die spätere Zahlung gleicht nur die Verbindlichkeit aus.
Praxisbeispiel 3: Teilzahlung
Eine offene Lieferantenrechnung beträgt 5.000,00 €. Das Unternehmen überweist zunächst nur 2.000,00 €.
Buchungssatz
1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 2.000,00 € an 1200 Bank 2.000,00 €
Danach bleibt noch eine offene Verbindlichkeit von:
5.000,00 € − 2.000,00 € = 3.000,00 €
Dieser Restbetrag bleibt so lange offen, bis er bezahlt oder anderweitig ausgeglichen wird.
1600 als Sammelkonto für Kreditoren
In einer echten Buchhaltung werden Lieferanten häufig nicht alle direkt auf Konto 1600 geführt.
Stattdessen erhält jeder Lieferant ein eigenes Kreditorenkonto.
Im SKR03 liegt der vorgesehene Kreditorenbereich bei:
70000 bis 99999
Beispielsweise könnten Lieferanten auf den Konten 70001, 70002 oder 70003 geführt werden.
Diese einzelnen Kreditorenkonten bilden das Kreditoren-Nebenbuch.
Konto 1600 ist im SKR03 das zugehörige Sammelkonto im Hauptbuch.
Vereinfacht gesagt
Kreditorenkonto = Welchem Lieferanten schulden wir wie viel? 1600 = Wie viel schulden wir allen Lieferanten zusammen?
Wie funktioniert das in DATEV?
Bei einer Buchhaltung mit Kreditoren wird die Eingangsrechnung normalerweise auf das jeweilige Personenkonto des Lieferanten gebucht.
DATEV bebucht im Hintergrund automatisch das Sammelkonto 1600.
Das bedeutet beispielsweise:
Ein Lieferant wird unter Kreditor 70001 geführt.
Die Rechnung wird auf 70001 gebucht und erscheint gleichzeitig über die Sammelfunktion im Hauptbuch auf Konto 1600.
Dadurch muss das Sammelkonto nicht zusätzlich manuell bebucht werden.
Wichtig
1600 und die Kreditorenkonten sind nicht zwei verschiedene Schulden.
Die Kreditorenkonten zeigen die einzelnen Lieferanten. Konto 1600 fasst diese Beträge für das Hauptbuch und die Bilanz zusammen.
Abstimmung zwischen Kreditoren und 1600
Der Saldo von Konto 1600 sollte grundsätzlich mit der Summe der zugehörigen Kreditorensalden übereinstimmen.
Beispiel
Lieferant 70001: 5.000,00 € Lieferant 70002: 2.500,00 € Lieferant 70003: 1.500,00 €
Summe der offenen Kreditoren:
9.000,00 €
Das Sammelkonto 1600 sollte grundsätzlich ebenfalls einen entsprechenden Verbindlichkeitsbestand von 9.000,00 € ausweisen.
Stimmen Hauptbuch und Nebenbuch nicht überein, sollte nach fehlerhaften oder unvollständigen Buchungen gesucht werden.
Praxisbeispiel 4: Lieferantenrechnung mit Skonto bezahlen
Eine Lieferantenrechnung beträgt 1.190,00 € brutto.
Sie besteht aus:
- 1.000,00 € Nettobetrag
- 190,00 € Vorsteuer
Der Lieferant gewährt bei schneller Zahlung 2 % Skonto.
Das Skonto beträgt:
1.190,00 € × 2 % = 23,80 €
Davon entfallen:
20,00 € auf den Nettobetrag 3,80 € auf die Vorsteuer
Tatsächlich überwiesen werden:
1.190,00 € − 23,80 € = 1.166,20 €
Buchungssatz
1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 1.190,00 € an 1200 Bank 1.166,20 € an 3736 Erhaltene Skonti 19 % Vorsteuer 20,00 € an 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 3,80 €
Die gesamte ursprüngliche Verbindlichkeit wird ausgeglichen, obwohl tatsächlich nur 1.166,20 € überwiesen werden.
Der Preisnachlass vermindert gleichzeitig die Anschaffungs- beziehungsweise Aufwandskosten und die ursprünglich geltend gemachte Vorsteuer.
Warum muss beim Skonto die Vorsteuer korrigiert werden?
Durch das Skonto sinkt nachträglich der Preis der bezogenen Leistung.
Damit vermindert sich auch die Umsatzsteuer, die auf diesen Einkauf entfällt.
Die ursprünglich gebuchte Vorsteuer darf deshalb nicht unverändert bestehen bleiben.
Merksatz
Weniger Nettoentgelt = weniger Vorsteuer.
Für entsprechende Skonti mit 19 % Vorsteuer steht im SKR03 beispielsweise 3736 Erhaltene Skonti 19 % Vorsteuer zur Verfügung.
Praxisbeispiel 5: Lieferant erteilt eine Gutschrift
Ein Lieferant stellt für zuvor berechnetes Büromaterial eine Gutschrift über 119,00 € brutto aus.
Die ursprüngliche Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten vermindert sich dadurch.
Die Gutschrift enthält:
100,00 € netto 19,00 € Umsatzsteuer
Vereinfacht dargestellter Buchungssatz
1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 119,00 € an 4930 Bürobedarf 100,00 € an 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00 €
Die Verbindlichkeit wird im Soll kleiner. Gleichzeitig werden der ursprüngliche Aufwand und die Vorsteuer entsprechend korrigiert.
Verbindlichkeit oder Aufwand?
Diese beiden Begriffe dürfen nicht verwechselt werden.
Aufwand
Der Aufwand beschreibt den betrieblichen Werteverzehr beziehungsweise die wirtschaftliche Belastung.
Beispiel:
4930 Bürobedarf 1.000,00 €
Verbindlichkeit
Die Verbindlichkeit zeigt dagegen, dass dieser Betrag noch an einen Lieferanten bezahlt werden muss.
Beispiel:
1600 Verbindlichkeiten 1.190,00 €
Eine Eingangsrechnung kann also gleichzeitig einen Aufwand und eine Verbindlichkeit erzeugen.
Verbindlichkeit oder Bank?
Auch 1200 Bank und 1600 erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
1600: Das Unternehmen schuldet einem Lieferanten noch Geld. 1200 Bank: Das Unternehmen besitzt Guthaben auf seinem Bankkonto.
Wird eine Lieferantenrechnung bezahlt, sinken beide Bestände gleichzeitig:
1600 im Soll → Schuld wird kleiner 1200 im Haben → Bankguthaben wird kleiner
Verbindlichkeit oder Forderung?
Die Begriffe werden besonders am Anfang häufig verwechselt.
Forderung
Ein Kunde schuldet uns Geld.
→ 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Verbindlichkeit
Wir schulden einem Lieferanten Geld.
→ 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Merksatz
Forderung = Wir bekommen Geld. Verbindlichkeit = Wir müssen Geld bezahlen.
Verbindlichkeit aus Lieferung und Leistung oder Bankkredit?
Nicht jede Schuld des Unternehmens gehört auf Konto 1600.
Nimmt das Unternehmen beispielsweise einen Kredit bei einer Bank auf, entsteht keine Verbindlichkeit aus einer Lieferantenrechnung.
Dafür sind Konten für Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten vorgesehen, beispielsweise 0630 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten.
Vereinfacht
Lieferantenrechnung offen → 1600 Bankdarlehen offen → 0630 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten
Wann entsteht überhaupt eine Verbindlichkeit?
Eine Verbindlichkeit aus Lieferungen und Leistungen entsteht typischerweise, wenn:
- ein Unternehmen eine Ware oder Dienstleistung erhält,
- daraus eine Zahlungspflicht gegenüber dem Lieferanten besteht und
- diese Zahlung noch nicht erfolgt ist.
Wird ein Einkauf dagegen sofort bar oder per Bank bezahlt, muss nicht dauerhaft eine offene Lieferantenverbindlichkeit bestehen.
Beispiel: Sofortige Zahlung
Ein Unternehmen kauft Büromaterial für 119,00 € brutto und bezahlt sofort per Bank.
Buchungssatz
4930 Bürobedarf 100,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00 € an 1200 Bank 119,00 €
Da unmittelbar bezahlt wird, bleibt keine offene Verbindlichkeit auf 1600 bestehen.
OPOS – offene Posten bei Kreditoren
In einer Buchhaltung mit Kreditoren werden offene Lieferantenrechnungen als offene Posten, kurz OPOS, geführt.
Dadurch kann jederzeit nachvollzogen werden:
- welcher Lieferant noch Geld bekommt
- welche Rechnung offen ist
- wie hoch der offene Betrag ist
- wann die Rechnung fällig ist
- ob bereits Teilzahlungen erfolgt sind
Beim Bezahlen wird die Zahlung der entsprechenden offenen Rechnung zugeordnet und der Posten ausgeglichen.
Konto 1600 zeigt dagegen den gesamten Verbindlichkeitsbestand gegenüber Lieferanten im Hauptbuch.
Was wird typischerweise auf Konto 1600 erfasst?
Typische Vorgänge sind beispielsweise:
- Eingangsrechnungen mit Zahlungsziel
- offene Lieferantenrechnungen
- Zahlungen an Lieferanten
- Teilzahlungen
- Lieferantengutschriften
- Skonti und andere Entgeltminderungen
- Ausgleich beziehungsweise Umbuchung bestehender Lieferantenverbindlichkeiten
In einer Buchhaltung mit Personenkonten werden diese Vorgänge normalerweise über die jeweiligen Kreditorenkonten geführt und auf 1600 gesammelt.
Kontoart und Abschluss
Kontonummer: 1600 Kontenart: Passives Bestandskonto / Sammelkonto für Kreditoren Kontenklasse: 1 Bereich: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen / Fremdkapital Normale Kontoseite: Haben Neue Verbindlichkeiten: Haben Zahlungen und Minderungen: Soll Abschluss: über das Schlussbilanzkonto Bilanz: Passivseite – Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen GuV: Konto 1600 selbst wird nicht direkt über die GuV abgeschlossen
Ein vorhandener Anfangsbestand offener Lieferantenverbindlichkeiten steht grundsätzlich auf der Habenseite.
Was zeigt der Saldo des Kontos?
Der typische Habensaldo von Konto 1600 zeigt den noch offenen Gesamtbetrag der auf diesem Sammelkonto erfassten Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten.
Vereinfacht bedeutet der Saldo:
So viel schulden wir unseren Lieferanten noch.
Bei Verwendung einer Kreditorenbuchhaltung sollte der Saldo grundsätzlich mit der Summe der zugehörigen offenen Kreditorenposten übereinstimmen.
Typische Fehler
Neue Verbindlichkeit im Soll buchen
Eine neue Lieferantenverbindlichkeit erhöht das Fremdkapital und wird deshalb grundsätzlich im Haben gebucht.
Zahlung erneut als Aufwand buchen
Der Aufwand wurde bereits bei der Eingangsrechnung erfasst. Die spätere Zahlung gleicht lediglich die Verbindlichkeit aus:
1600 an 1200 Bank
Verbindlichkeit nur netto erfassen
Der Lieferant verlangt den vollständigen Rechnungsbetrag. Bei einer normalen Rechnung wird die Verbindlichkeit deshalb mit dem Bruttobetrag erfasst.
Vorsteuer bei der Zahlung noch einmal buchen
1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % wurde bereits bei der Eingangsrechnung erfasst. Bei einer normalen späteren Zahlung wird die Vorsteuer nicht erneut gebucht.
Forderung und Verbindlichkeit verwechseln
1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen bedeutet: Andere schulden uns Geld. 1600 bedeutet: Wir schulden anderen Geld.
Kredit auf 1600 buchen
Eine Schuld gegenüber einer Bank aus einem Darlehen ist keine Lieferantenverbindlichkeit. Dafür gibt es beispielsweise 0630 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten.
Sammelkonto und Kreditor doppelt bebuchen
Bei einer Buchhaltung mit Kreditoren darf die gleiche Rechnung nicht einmal auf das Kreditorenkonto und zusätzlich manuell noch einmal auf 1600 gebucht werden. Das Sammelkonto wird bei entsprechender Einrichtung automatisch aus den Personenkonten fortgeschrieben.
Skonto ohne Vorsteuerkorrektur behandeln
Verringert sich durch Skonto das Entgelt, vermindert sich grundsätzlich auch die darauf entfallende Vorsteuer. Bei entsprechenden Rechnungen muss dies berücksichtigt werden.
Verwandte Konten
- 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen – offene Ansprüche gegenüber Kunden
- 1200 Bank – Zahlung offener Lieferantenrechnungen
- 1000 Kasse – Barzahlungen
- 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % – Vorsteuer aus entsprechenden Eingangsrechnungen
- 4930 Bürobedarf – Beispiel für einen Aufwand aus einer Lieferantenrechnung
- 3736 Erhaltene Skonti 19 % Vorsteuer – Preisnachlass bei entsprechender Lieferantenrechnung
- 0630 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten – Schulden gegenüber Banken aus Krediten und Darlehen
Kurz zusammengefasst
Das Konto 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen zeigt, wie viel Geld das Unternehmen seinen Lieferanten aus bereits erhaltenen Waren oder Leistungen noch schuldet. Neue Verbindlichkeiten entstehen im Haben. Durch Zahlungen oder andere Minderungen werden sie im Soll reduziert.
In einer Buchhaltung mit Kreditorenkonten dient 1600 im SKR03 typischerweise als Sammelkonto für die Personenkonten der Lieferanten.
Kurzform: Lieferantenrechnung erhalten = wir schulden Geld. Rechnung bezahlt = die Schuld verschwindet. Der Zahlungsvorgang ist nicht noch einmal Aufwand.