Einfach erklärt
Auf dem Konto 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen werden Beträge erfasst, die Kunden dem Unternehmen noch schulden.
Eine Forderung entsteht typischerweise dann, wenn das Unternehmen eine Ware liefert oder eine Leistung erbringt und dem Kunden dafür eine Rechnung mit späterem Zahlungsziel stellt.
Der Kunde hat also bereits gekauft oder die Leistung erhalten, aber noch nicht bezahlt.
Das Konto 1400 ist ein aktives Bestandskonto und gehört zum Umlaufvermögen.
Soll oder Haben?
Für Konto 1400 gelten die Regeln eines aktiven Bestandskontos:
- Neue Forderung entsteht → Soll
- Kunde bezahlt oder Forderung wird vermindert → Haben
Merksatz
Rechnung an den Kunden = Forderung im Soll. Zahlung des Kunden = Forderung im Haben.
Praxisbeispiel 1: Ausgangsrechnung an einen Kunden
Ein Unternehmen verkauft Waren für 1.000,00 € netto zuzüglich 190,00 € Umsatzsteuer. Der Kunde erhält eine Rechnung über 1.190,00 € und soll später bezahlen.
Buchungssatz
1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.190,00 € an 8400 Erlöse 19 % USt 1.000,00 € an 1776 Umsatzsteuer 19 % 190,00 €
Die Forderung wird mit dem Bruttobetrag gebucht, weil der Kunde insgesamt 1.190,00 € schuldet.
Der Erlös wird netto erfasst. Die enthaltene Umsatzsteuer wird separat auf 1776 Umsatzsteuer 19 % gebucht.
Warum steht die Forderung im Soll?
Eine Forderung ist ein Vermögenswert des Unternehmens.
Der Kunde schuldet dem Unternehmen Geld. Solange die Rechnung noch nicht bezahlt wurde, besitzt das Unternehmen einen Anspruch auf Zahlung.
Da aktive Bestandskonten bei einer Mehrung im Soll gebucht werden, steht die neu entstandene Forderung auf der Sollseite.
Praxisbeispiel 2: Kunde bezahlt die Rechnung
Der Kunde überweist die vollständigen 1.190,00 € auf das Geschäftskonto.
Buchungssatz
1200 Bank 1.190,00 € an 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.190,00 €
Das Bankguthaben steigt im Soll. Gleichzeitig wird die Forderung im Haben ausgeglichen.
Nach vollständiger Zahlung besteht gegenüber diesem Kunden aus dieser Rechnung keine offene Forderung mehr.
Der Zahlungseingang ist nicht noch einmal Umsatz
Das ist einer der wichtigsten Punkte bei Forderungen.
Der Umsatz wurde bereits bei der Erstellung beziehungsweise Verbuchung der Ausgangsrechnung erfasst.
Wenn der Kunde später bezahlt, wird deshalb nicht erneut 8400 Erlöse 19 % USt gebucht.
Falsch
1200 Bank an 8400 Erlöse 19 % USt
wenn der Umsatz zuvor bereits über eine offene Forderung gebucht wurde.
Richtig
1200 Bank an 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Merksatz
Die Rechnung erzeugt den Umsatz. Die Zahlung gleicht nur die Forderung aus.
Praxisbeispiel 3: Kunde bezahlt nur einen Teil
Eine offene Forderung beträgt 1.190,00 €. Der Kunde überweist zunächst nur 500,00 €.
Buchungssatz
1200 Bank 500,00 € an 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 500,00 €
Danach bleibt noch eine offene Forderung von:
1.190,00 € − 500,00 € = 690,00 €
Dieser Betrag bleibt so lange offen, bis er bezahlt, anderweitig ausgeglichen oder gegebenenfalls als gefährdete beziehungsweise uneinbringliche Forderung behandelt wird.
Forderungen und Debitorenkonten
In einer umfangreicheren Buchhaltung werden Kunden normalerweise nicht alle direkt auf einem einzigen Konto 1400 geführt.
Stattdessen erhält jeder Kunde ein eigenes Debitorenkonto.
Beispielsweise können einzelne Kunden über Personenkonten wie 10001, 10002, 10003 und weitere Debitorenkonten geführt werden.
Die einzelnen Debitorenkonten bilden das Debitoren-Nebenbuch.
Konto 1400 dient dabei als Sammelkonto für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen im Hauptbuch.
Vereinfacht gesagt
Debitorenkonto = Welcher Kunde schuldet uns wie viel? 1400 = Wie viel schulden uns alle Kunden zusammen?
Abstimmung mit dem Debitoren-Nebenbuch
Der Saldo von Konto 1400 sollte grundsätzlich mit der Summe der offenen Forderungen aus den zugehörigen Debitorenkonten übereinstimmen.
Beispiel
Kunde 10001 schuldet: 5.000,00 € Kunde 10002 schuldet: 3.500,00 € Kunde 10003 schuldet: 1.500,00 €
Summe der Debitoren:
10.000,00 €
Dann sollte auch das Sammelkonto 1400 grundsätzlich einen entsprechenden Forderungsbestand von 10.000,00 € ausweisen.
Stimmen Hauptbuch und Nebenbuch nicht überein, sollte nach fehlenden, doppelten oder fehlerhaften Buchungen gesucht werden.
Was passiert bei einer Gutschrift?
Erhält ein Kunde eine Gutschrift, kann sich seine offene Forderung vermindern.
Beispielsweise wird ein Teil einer zuvor berechneten Leistung storniert oder Ware zurückgenommen.
Die ursprüngliche Forderung wird dann entsprechend reduziert.
Die konkrete Buchung hängt davon ab, welcher ursprüngliche Umsatz und welcher Umsatzsteuersatz betroffen sind.
Grundsätzlich gilt jedoch:
Gutschrift an den Kunden → Forderung wird kleiner → 1400 im Haben
Zweifelhafte Forderungen
Nicht jede offene Forderung wird später tatsächlich vollständig bezahlt.
Bestehen bei einem bestimmten Kunden konkrete Zweifel an der Zahlungsfähigkeit, kann die Forderung als zweifelhaft eingestuft werden.
Dafür gibt es im SKR03 beispielsweise 1460 Zweifelhafte Forderungen.
Beispiel
Ein Kunde schuldet dem Unternehmen noch 5.950,00 €. Nach mehreren Mahnungen und erheblichen Zahlungsschwierigkeiten ist unsicher, ob der Betrag vollständig eingeht.
Dann kann die Forderung entsprechend umgegliedert und anschließend bewertet werden.
Einzelwertberichtigung
Ist bei einer bestimmten Forderung mit einem teilweisen Ausfall zu rechnen, kann eine Einzelwertberichtigung erforderlich sein.
Für kurzfristige Forderungen steht beispielsweise 0998 Einzelwertberichtigungen auf Forderungen – Restlaufzeit bis 1 Jahr zur Verfügung.
Dabei bleibt die Forderung grundsätzlich bestehen, ihr bilanzieller Wert wird jedoch korrigiert.
Merksatz
Forderung besteht noch, aber wir rechnen nicht mehr mit der vollständigen Zahlung.
Uneinbringliche Forderungen
Steht endgültig fest, dass eine Forderung ganz oder teilweise nicht mehr bezahlt wird, handelt es sich nicht mehr nur um eine zweifelhafte Forderung.
Der tatsächliche Forderungsverlust muss dann berücksichtigt werden.
Bei entsprechenden steuerpflichtigen Forderungen kann beispielsweise 2406 Forderungsverluste 19 % USt relevant sein.
Bei einem endgültigen Forderungsausfall kann außerdem eine Berichtigung der zuvor abgeführten Umsatzsteuer notwendig werden.
Forderung oder Bankguthaben?
1200 Bank und 1400 Forderungen sind beides Vermögenskonten, zeigen aber unterschiedliche Dinge.
1400 Forderungen: Der Kunde schuldet uns Geld. 1200 Bank: Das Geld befindet sich bereits auf unserem Bankkonto.
Beispiel
Ausgangsrechnung über 1.190,00 €:
1400 steigt um 1.190,00 €.
Kunde bezahlt später:
1400 sinkt um 1.190,00 €. 1200 Bank steigt um 1.190,00 €.
Es findet also eine Verschiebung innerhalb des Vermögens statt.
Forderung oder Verbindlichkeit?
Die Begriffe werden von Anfängern häufig verwechselt.
Forderung
Jemand schuldet uns Geld.
→ 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Verbindlichkeit
Wir schulden jemand anderem Geld.
→ 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
Merksatz
Forderung = Wir bekommen Geld. Verbindlichkeit = Wir müssen Geld bezahlen.
Was wird typischerweise auf Konto 1400 erfasst?
Typische Vorgänge sind beispielsweise:
- Ausgangsrechnungen mit Zahlungsziel
- offene Kundenforderungen
- Zahlungseingänge von Kunden
- Teilzahlungen
- Gutschriften und Rechnungskorrekturen
- Umbuchungen zweifelhafter Forderungen
- Ausgleich oder Ausbuchung bestehender Forderungen
In einer Buchhaltung mit Debitorenkonten werden die einzelnen Kundenbewegungen regelmäßig über das jeweilige Personenkonto geführt und im Sammelkonto 1400 zusammengefasst.
Wann entsteht keine Forderung?
Wird eine Leistung sofort bezahlt, muss nicht zwingend dauerhaft eine offene Forderung bestehen.
Beispiel: Sofortige Barzahlung
Ein Kunde kauft Ware für 119,00 € brutto und bezahlt sofort bar.
Buchungssatz
1000 Kasse 119,00 € an 8400 Erlöse 19 % USt 100,00 € an 1776 Umsatzsteuer 19 % 19,00 €
Da der Kunde sofort bezahlt, entsteht hier keine offene Forderung gegenüber ihm.
Kontoart und Abschluss
Kontonummer: 1400 Kontenart: Aktives Bestandskonto Kontenklasse: 1 Bereich: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen / Umlaufvermögen Normale Kontoseite: Soll Neue Forderungen: Soll Zahlungen und Minderungen: Haben Abschluss: über das Schlussbilanzkonto Bilanz: Aktivseite – Forderungen aus Lieferungen und Leistungen GuV: Konto 1400 selbst wird nicht direkt über die GuV abgeschlossen
Ein vorhandener Anfangsbestand offener Forderungen steht grundsätzlich auf der Sollseite.
Was zeigt der Saldo des Kontos?
Der Saldo von Konto 1400 zeigt den zum jeweiligen Zeitpunkt noch offenen Forderungsbestand gegenüber Kunden aus Lieferungen und Leistungen.
Ein Sollsaldo bedeutet vereinfacht:
Unsere Kunden schulden uns noch Geld.
Dieser Bestand sollte insbesondere zum Jahresabschluss mit der Debitoren- beziehungsweise OPOS-Liste abgestimmt werden.
Typische Fehler
Zahlungseingang erneut als Erlös buchen
Der Erlös wurde bereits bei der Ausgangsrechnung erfasst. Bei der späteren Zahlung wird lediglich die Forderung ausgeglichen:
1200 Bank an 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Forderung nur mit dem Nettobetrag buchen
Der Kunde schuldet grundsätzlich den vollständigen Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Deshalb wird die Forderung bei einer normalen steuerpflichtigen Ausgangsrechnung mit dem Bruttobetrag erfasst.
Forderung und Verbindlichkeit verwechseln
1400 betrifft Geld, das andere dem Unternehmen schulden. 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen betrifft Geld, das das Unternehmen anderen schuldet.
Eine offene Forderung einfach löschen
Nur weil ein Kunde längere Zeit nicht bezahlt, verschwindet die Forderung nicht automatisch. Je nach Situation sind Mahnung, Einstufung als zweifelhafte Forderung, Wertberichtigung oder später ein tatsächlicher Forderungsausfall zu berücksichtigen.
Debitoren und Sammelkonto nicht abstimmen
Die Summe der einzelnen Kundenforderungen sollte grundsätzlich zum Forderungsbestand des Sammelkontos 1400 passen. Abweichungen können auf Buchungsfehler hinweisen.
Umsatzsteuer bei bloßer Zahlung nicht erneut buchen
Bei einem normalen Zahlungseingang wird die Umsatzsteuer nicht noch einmal gebucht. Sie wurde bereits bei der Ausgangsrechnung erfasst.
Verwandte Konten
- 1200 Bank – Zahlungseingänge von Kunden
- 1000 Kasse – sofortige Barzahlungen
- 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – offene Schulden gegenüber Lieferanten
- 8400 Erlöse 19 % USt – typische steuerpflichtige Umsatzerlöse
- 1776 Umsatzsteuer 19 % – Umsatzsteuer aus entsprechenden Ausgangsrechnungen
- 1460 Zweifelhafte Forderungen – konkret gefährdete Kundenforderungen
- 0998 Einzelwertberichtigungen auf Forderungen – Restlaufzeit bis 1 Jahr – Wertberichtigung gefährdeter kurzfristiger Forderungen
- 2406 Forderungsverluste 19 % USt – endgültige Forderungsverluste bei entsprechenden steuerpflichtigen Forderungen
Kurz zusammengefasst
Das Konto 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zeigt, wie viel Geld Kunden dem Unternehmen aus bereits erbrachten Lieferungen oder Leistungen noch schulden. Neue Forderungen entstehen im Soll. Bezahlt der Kunde, wird die Forderung im Haben ausgeglichen.
Kurzform: Rechnung geschrieben = Forderung entsteht. Kunde bezahlt = Forderung verschwindet. Der Zahlungseingang ist nicht noch einmal Umsatz.