Forderungsverluste 19 % USt (übliche Höhe)

Einfach erklärt

Das Konto 2406 Forderungsverluste 19 % USt (übliche Höhe) wird verwendet, wenn ein Kunde eine bereits gebuchte Forderung aus einem Umsatz mit 19 % Umsatzsteuer ganz oder teilweise nicht mehr bezahlen wird.

Das Unternehmen hatte zuvor beispielsweise eine Rechnung geschrieben:

1.000,00 € netto 190,00 € Umsatzsteuer 1.190,00 € brutto

Die Forderung wurde damals vollständig erfasst und die 190,00 € Umsatzsteuer grundsätzlich gegenüber dem Finanzamt berücksichtigt.

Stellt sich später heraus, dass die Forderung uneinbringlich ist, muss sie ausgebucht werden.

Der wirtschaftliche Verlust betrifft dabei nur den Nettoanteil.

Die Umsatzsteuer wird nach den Regeln des § 17 UStG korrigiert.

Merksatz

Kunde zahlt endgültig beziehungsweise auf absehbare Zeit nicht mehr → Forderung ausbuchen und Umsatzsteuer korrigieren.

Soll oder Haben?

2406 ist ein Aufwandskonto.

Die normale Kontoseite ist deshalb:

Soll

Grundsätzlich gilt:

• Forderungsverlust → Soll
• Korrektur oder Storno eines zuvor gebuchten Forderungsverlusts → Haben

Merksatz

Forderung fällt aus = Aufwand auf 2406 im Soll.

Praxisbeispiel 1: Forderung fällt vollständig aus

Ein Unternehmen hat einem Kunden eine Leistung in Rechnung gestellt.

Nettoerlös:

1.000,00 €

Umsatzsteuer 19 %:

190,00 €

Bruttoforderung:

1.190,00 €

Die ursprüngliche Rechnung wurde beispielsweise gebucht:

1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.190,00 € an 8400 Erlöse 19 % USt 1.000,00 € an 1776 Umsatzsteuer 19 % 190,00 €

Später wird die Forderung uneinbringlich.

Wirtschaftlich entsteht nun ein Nettoverlust von:

1.000,00 €

und die ursprünglich geschuldete Umsatzsteuer von:

190,00 €

wird berichtigt.

Manuell erklärt

Die Buchungslogik lautet:

2406 Forderungsverluste 19 % USt (übliche Höhe) 1.000,00 € 1776 Umsatzsteuer 19 % 190,00 € an 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1.190,00 €

Damit verschwindet die Forderung vollständig.

Der tatsächliche Aufwand beträgt nur den Nettoanteil von 1.000,00 €.

Merksatz

Bruttoforderung fällt weg – Netto ist Forderungsverlust, Umsatzsteuer wird korrigiert.

DATEV-Besonderheit: 2406 ist ein Automatikkonto

Im DATEV-SKR03 ist 2406 als Automatikkonto für Forderungsverluste mit 19 % Umsatzsteuer eingerichtet.

Dadurch kann in DATEV beispielsweise die gesamte Bruttoforderung auf das Automatikkonto gebucht werden.

Beispiel

Ausgefallene Bruttoforderung:

1.190,00 €

DATEV-Buchung vereinfacht:

2406 Forderungsverluste 19 % USt (übliche Höhe) 1.190,00 € an Debitor beziehungsweise Forderung 1.190,00 €

Die Steuerautomatik trennt daraus intern:

• 1.000,00 € Forderungsverlust
• 190,00 € Umsatzsteuerkorrektur

Wichtig für das Verständnis

Buchhalterisch bleibt die wirtschaftliche Logik trotzdem:

Nettoverlust + Umsatzsteuerkorrektur = Bruttoforderung.

KontenCampus sollte deshalb nicht den Eindruck vermitteln, dass 1.190,00 € vollständig Aufwand wären.

Merksatz

DATEV kann brutto auf 2406 buchen – wirtschaftlicher Aufwand bleibt netto.

Warum wird die Umsatzsteuer korrigiert?

Bei der ursprünglichen Ausgangsrechnung wurde Umsatzsteuer auf den vereinbarten Umsatz erfasst.

Wenn das Entgelt später uneinbringlich wird, regelt § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG eine Berichtigung der Umsatzsteuer.

Beispiel

Ursprüngliche Rechnung:

10.000,00 € netto

Umsatzsteuer:

1.900,00 €

Bruttoforderung:

11.900,00 €

Die Forderung fällt vollständig aus.

Dann soll das Unternehmen nicht dauerhaft 1.900,00 € Umsatzsteuer für einen Betrag tragen, den es vom Kunden nicht erhalten wird.

Die Umsatzsteuer wird entsprechend berichtigt.

Merksatz

Kein Entgelt mehr zu erwarten = ursprünglich darauf entfallende Umsatzsteuer grundsätzlich berichtigen.

Wann gilt eine Forderung als uneinbringlich?

Für die Umsatzsteuer ist eine Forderung nicht erst dann uneinbringlich, wenn mathematisch absolut ausgeschlossen ist, dass jemals noch Geld eingeht.

Entscheidend ist, ob bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass die Forderung ganz oder teilweise auf absehbare Zeit rechtlich oder tatsächlich nicht durchgesetzt werden kann.

Typische Hinweise können beispielsweise sein:

• Zahlungsunfähigkeit des Kunden
• erfolglose Vollstreckung
• Insolvenz ohne realistische Befriedigung
• Kunde ist unbekannt verzogen
• ernsthaft und substantiiert bestrittene Forderung
• andere objektive Umstände, die eine Durchsetzung auf absehbare Zeit ausschließen

Eine bloße verspätete Zahlung reicht dagegen nicht automatisch aus.

Merksatz

Zahlung verspätet = noch kein Forderungsverlust. Zahlung auf absehbare Zeit nicht durchsetzbar = Uneinbringlichkeit prüfen.

Mahnung allein reicht nicht

Ein Kunde bezahlt eine Rechnung zehn Tage nach Fälligkeit noch nicht.

Das reicht normalerweise nicht aus, um die Forderung sofort als uneinbringlich auszubuchen.

Beispiel

Rechnung:

1.190,00 €

Fälligkeit:

1. September

am 12. September noch nicht bezahlt

Das allein bedeutet nicht:

→ sofort 2406 buchen

Zunächst besteht weiterhin eine normale beziehungsweise möglicherweise überfällige Forderung.

Merksatz

Überfällig ist nicht dasselbe wie uneinbringlich.

Zweifelhafte Forderung oder endgültiger Forderungsverlust?

Diese Unterscheidung ist besonders wichtig.

Zweifelhafte Forderung

Es bestehen konkrete Zweifel an der vollständigen Zahlung, aber ein Zahlungseingang ist noch möglich.

Dann kann beispielsweise:

1460 Zweifelhafte Forderungen

relevant sein.

Forderungsverlust

Die Forderung ist ganz oder teilweise uneinbringlich und wird entsprechend ausgebucht.

Dann kann 2406 verwendet werden.

Merksatz

Unsicher = zweifelhaft. Uneinbringlich = Forderungsverlust.

Praxisbeispiel 2: Forderung wird zunächst zweifelhaft

Offene Bruttoforderung:

11.900,00 €

Der Kunde gerät in erhebliche Zahlungsschwierigkeiten.

Es steht aber noch nicht fest, welcher Betrag tatsächlich ausfallen wird.

Dann kann die Forderung zunächst auf:

1460 Zweifelhafte Forderungen

umgegliedert werden.

Vereinfachte Umbuchung

1460 Zweifelhafte Forderungen 11.900,00 € an 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 11.900,00 €

Dadurch entsteht noch kein endgültiger Forderungsverlust.

Die Forderung wird lediglich gesondert beobachtet.

Einzelwertberichtigung ist ebenfalls etwas anderes

Bei einer zweifelhaften Forderung kann zusätzlich eine Einzelwertberichtigung erforderlich sein.

Dafür sind beispielsweise relevant:

2451 Einstellungen in die Einzelwertberichtigung auf Forderungen

und:

0998 Einzelwertberichtigungen auf Forderungen - Restlaufzeit bis zu 1 Jahr

Beispiel

Nettoforderung:

10.000,00 €

voraussichtlicher Ausfall:

40 %

Voraussichtlicher Nettoverlust:

4.000,00 €

Dann kann vereinfacht gebucht werden:

2451 Einstellungen in die Einzelwertberichtigung auf Forderungen 4.000,00 € an 0998 Einzelwertberichtigungen auf Forderungen - Restlaufzeit bis zu 1 Jahr 4.000,00 €

Die ursprüngliche Forderung besteht rechtlich weiterhin.

Merksatz

EWB = erwarteter Verlust. 2406 = tatsächlicher beziehungsweise uneinbringlicher Forderungsausfall.

Umsatzsteuer bei zweifelhaften Forderungen

Die Umsatzsteuer darf nicht allein deshalb automatisch korrigiert werden, weil eine Forderung intern als zweifelhaft eingestuft wurde.

Die umsatzsteuerliche Berichtigung setzt die Voraussetzungen des § 17 UStG voraus.

Entscheidend ist also die Uneinbringlichkeit, nicht lediglich die bilanzielle Bezeichnung als zweifelhafte Forderung.

Merksatz

Zweifel allein = nicht automatisch Umsatzsteuer zurückholen.

Umsatzsteuerliche Uneinbringlichkeit kann früher eintreten als ein endgültiger Totalausfall

Hier liegt eine wichtige Besonderheit.

Für § 17 UStG muss nicht zwingend feststehen, dass wirklich niemals mehr ein Cent gezahlt wird.

Es kann ausreichen, wenn die Forderung bei objektiver Betrachtung jedenfalls auf absehbare Zeit nicht durchsetzbar ist.

Das bedeutet:

Die umsatzsteuerliche Berichtigung und die handelsrechtliche Beurteilung der Forderung müssen sorgfältig auf den konkreten Sachverhalt abgestimmt werden.

Merksatz

Umsatzsteuerrechtlich bedeutet „uneinbringlich“ nicht zwingend „für alle Ewigkeit endgültig verloren“.

Teilweiser Forderungsausfall

Eine Forderung kann auch nur teilweise uneinbringlich sein.

Beispiel

Bruttoforderung:

11.900,00 €

Davon kann der Kunde beziehungsweise Insolvenzverwalter nur noch:

5.950,00 €

zahlen.

Damit fallen ebenfalls:

5.950,00 € brutto

aus.

Darin enthalten sind:

Nettoverlust:

5.000,00 €

Umsatzsteuerkorrektur:

950,00 €

Manuelle Buchungslogik

2406 5.000,00 € 1776 Umsatzsteuer 19 % 950,00 € an Forderung 5.950,00 €

Die verbleibende Forderung beträgt:

5.950,00 €

Merksatz

Auch ein Teil einer Forderung kann uneinbringlich sein.

Insolvenz bedeutet nicht automatisch immer 100 % Verlust

Bei einer Insolvenz kann möglicherweise noch eine Insolvenzquote gezahlt werden.

Beispiel

Forderung brutto:

11.900,00 €

Voraussichtliche beziehungsweise feststehende Zahlung:

1.190,00 €

Ausfall:

10.710,00 € brutto

Der Forderungsverlust muss entsprechend der tatsächlich uneinbringlichen Höhe beurteilt werden.

Merksatz

Insolvenz = Ausfallhöhe prüfen, nicht automatisch immer 100 %.

Insolvenzquote

Angenommen, eine Forderung beträgt:

23.800,00 € brutto

Es steht fest, dass nur noch 10 % ausgezahlt werden.

10 % von 23.800,00 € =

2.380,00 €

Uneinbringlicher Anteil:

21.420,00 € brutto

Darin enthalten:

Nettoverlust:

18.000,00 €

Umsatzsteuerkorrektur:

3.420,00 €

Der verbleibende realisierbare Anteil muss entsprechend weitergeführt beziehungsweise bei Zahlung ausgeglichen werden.

2406 oder 2436 Forderungsverluste 19 % USt (soweit unüblich hoch)?

Diese beiden Konten unterscheiden sich nicht nach dem Umsatzsteuersatz.

Beide beziehen sich auf Forderungsverluste mit 19 % Umsatzsteuer.

Der Unterschied liegt in der Höhe beziehungsweise wirtschaftlichen Einordnung des Verlusts.

2406

Forderungsverluste in üblicher Höhe

2436 Forderungsverluste 19 % USt (soweit unüblich hoch)

Forderungsverluste, soweit diese unüblich hoch sind

DATEV ordnet beide Konten unterschiedlichen GuV-Ausweisbereichen zu.

Merksatz

Normaler Forderungsausfall = 2406. Außergewöhnlich hoher Forderungsverlust = 2436 prüfen.

Was bedeutet „übliche Höhe“?

„Übliche Höhe“ bedeutet nicht, dass es eine allgemeine feste Eurogrenze gibt.

Es gibt also keine Regel wie:

„Bis 10.000 € immer 2406, darüber 2436.“

Entscheidend ist, ob der Forderungsverlust im Verhältnis zum Unternehmen und zu dessen normalen Geschäftsverhältnissen noch als gewöhnlich angesehen werden kann.

Beispiel

Unternehmen A hat jährlich Umsätze von:

50 Mio. €

Ein Forderungsverlust von:

5.000 €

kann dort gewöhnlich sein.

Für einen sehr kleinen Betrieb kann derselbe Betrag wesentlich bedeutsamer sein.

Merksatz

„Übliche Höhe“ ist relativ zum Unternehmen und Geschäftsverlauf – keine starre Eurogrenze.

Warum wird zwischen üblich und unüblich hoch unterschieden?

Die Trennung dient insbesondere dem korrekten Ausweis in der Gewinn- und Verlustrechnung.

Gewöhnliche Forderungsverluste werden den sonstigen betrieblichen Aufwendungen zugeordnet.

Ungewöhnlich hohe Abschreibungen beziehungsweise Verluste des Umlaufvermögens können für den Jahresabschluss gesondert zuzuordnen sein.

DATEV stellt deshalb getrennte Konten bereit.

Merksatz

Die Höhe beeinflusst nicht nur den Betrag, sondern möglicherweise auch den GuV-Ausweis.

2406 oder 2400 Forderungsverluste (übliche Höhe)?

2400 Forderungsverluste (übliche Höhe) ist ein allgemeineres Forderungsverlustkonto ohne feste 19-%-Umsatzsteuerzuordnung.

2406 ist speziell für Forderungsverluste aus Umsätzen mit:

19 % Umsatzsteuer

vorgesehen.

Merksatz

19-%-Forderungsausfall = 2406. Allgemeiner Forderungsverlust ohne diese Steuerzuordnung = 2400 prüfen.

2406 oder 2401 Forderungsverluste 7 % USt (übliche Höhe)?

Hier entscheidet der ursprüngliche Umsatzsteuersatz.

2401

Forderungsverlust aus einem Umsatz mit 7 % Umsatzsteuer

2406

Forderungsverlust aus einem Umsatz mit 19 % Umsatzsteuer

Beispiel

Lebensmittelumsatz mit 7 % fällt aus:

→ 2401

Beratungsleistung mit 19 % fällt aus:

→ 2406

Merksatz

Der ursprüngliche Steuersatz der Forderung bestimmt das passende Forderungsverlustkonto.

Forderung mit mehreren Steuersätzen

Eine Kundenrechnung kann theoretisch Positionen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen enthalten.

Beispiel

Netto 19-%-Umsätze:

1.000,00 €

Netto 7-%-Umsätze:

500,00 €

Wenn die gesamte Rechnung uneinbringlich wird, müssen die Bestandteile entsprechend ihren ursprünglichen Steuersätzen behandelt werden.

Es wäre falsch, den gesamten Ausfall pauschal auf 2406 zu buchen.

Merksatz

Gemischte Rechnung = Forderungsverlust nach Steuersätzen aufteilen.

Steuerfreie Forderungen gehören nicht auf 2406

Stammt die Forderung aus einem steuerfreien Umsatz, gibt es keine 19-%-Umsatzsteuer, die korrigiert werden könnte.

Dann ist 2406 nicht das passende Konto.

Für bestimmte steuerfreie EU-Umsätze existieren beispielsweise eigene Forderungsverlustkonten.

Merksatz

Keine ursprüngliche 19-%-USt = kein 2406.

Der ursprüngliche Erlös wird nicht einfach rückgängig gemacht

Bei einem Forderungsausfall wird nicht so getan, als hätte es den ursprünglichen Umsatz nie gegeben.

Der Umsatz wurde tatsächlich ausgeführt und der Erlös war zunächst entstanden.

Der spätere Zahlungsausfall ist ein eigener wirtschaftlicher Vorgang.

Ursprünglicher Umsatz

→ Erlös auf beispielsweise 8400 Erlöse 19 % USt

Späterer Ausfall

→ Aufwand auf 2406

Merksatz

Verkauf war echt – Zahlungsausfall ist ein späterer eigener Aufwand.

Warum nicht einfach 8400 Erlöse 19 % USt stornieren?

Wenn eine Leistung ordnungsgemäß erbracht wurde und nur der Kunde später nicht zahlen kann, liegt kein normaler Verkaufsstorno vor.

Deshalb wird der ursprüngliche Erlös nicht einfach aus der Buchhaltung gelöscht.

Stattdessen wird der Forderungsverlust als Aufwand gezeigt.

Beispiel

Leistung wurde vollständig erbracht.

Kunde wird drei Monate später zahlungsunfähig.

Dann:

• ursprünglicher Erlös bleibt bestehen
• Forderung wird abgeschrieben
• Forderungsverlust entsteht
• Umsatzsteuer wird nach § 17 UStG berichtigt

Merksatz

Leistung erbracht, Kunde zahlt nicht = Forderungsverlust, nicht normaler Umsatzstorno.

Unterschied zu einer Gutschrift

Eine Gutschrift oder Preisreduzierung kann aus einem anderen Grund entstehen.

Beispielsweise:

• Ware war mangelhaft
• Preis wurde nachträglich reduziert
• Ware wurde zurückgegeben

Dann liegt regelmäßig eine Änderung des ursprünglichen Umsatzes beziehungsweise der Bemessungsgrundlage vor.

Ein Forderungsverlust entsteht dagegen aufgrund der Nichtdurchsetzbarkeit beziehungsweise Uneinbringlichkeit der Zahlung.

Merksatz

Gutschrift = ursprüngliche Gegenleistung wird geändert. Forderungsverlust = Anspruch besteht beziehungsweise bestand, ist aber nicht einbringlich.

Praxisbeispiel 3: Kunde verschwindet

Ein Unternehmen hat eine Forderung über:

2.380,00 € brutto

Darin enthalten:

Netto:

2.000,00 €

Umsatzsteuer:

380,00 €

Der Kunde ist unbekannt verzogen und trotz ernsthafter Nachforschungen nicht erreichbar.

Bei objektiver Betrachtung ist mit einer Zahlung auf absehbare Zeit nicht zu rechnen.

Dann kann die Forderung als uneinbringlich beurteilt werden.

Manuelle Buchungslogik

2406 2.000,00 € 1776 Umsatzsteuer 19 % 380,00 € an Forderung 2.380,00 €

Praxisbeispiel 4: Erfolgloser Vollstreckungsversuch

Offene Forderung:

5.950,00 € brutto

Netto:

5.000,00 €

Umsatzsteuer:

950,00 €

Ein Vollstreckungsversuch bleibt erfolglos und es bestehen keine realistischen Aussichten auf Zahlung.

Forderungsverlust

5.000,00 €

Umsatzsteuerkorrektur

950,00 €

Bruttoausbuchung

5.950,00 €

Was passiert, wenn der Kunde später doch zahlt?

Eine bereits als uneinbringlich behandelte Forderung kann später überraschend doch ganz oder teilweise bezahlt werden.

Dann muss der Zahlungseingang wieder als Ertrag erfasst werden.

Dafür existiert im SKR03:

2732 Erträge aus abgeschriebenen Forderungen

Außerdem muss die Umsatzsteuer nach § 17 UStG erneut berichtigt werden, wenn das zuvor uneinbringliche Entgelt später doch vereinnahmt wird.

Merksatz

Abgeschrieben heißt nicht: späteres Geld wäre steuerfrei.

Praxisbeispiel 5: Kunde zahlt später doch

Eine Forderung über:

1.190,00 € brutto

war vollständig abgeschrieben worden.

Später zahlt der Kunde überraschend:

595,00 €

Darin enthalten:

Netto:

500,00 €

Umsatzsteuer:

95,00 €

Dann entsteht wieder ein entsprechender Ertrag aus der früher abgeschriebenen Forderung und die Umsatzsteuer ist erneut zu berücksichtigen.

Vereinfachte Logik

1200 Bank 595,00 € an 2732 Erträge aus abgeschriebenen Forderungen 500,00 € an 1776 Umsatzsteuer 19 % 95,00 €

Merksatz

Spätere Zahlung = Ertrag aus abgeschriebener Forderung + erneute Umsatzsteuer.

Warum wird die spätere Zahlung nicht wieder auf 8400 gebucht?

Der ursprüngliche Umsatz wurde bereits in einer früheren Periode als Erlös gebucht.

Der spätere Zahlungseingang betrifft eine bereits abgeschriebene Forderung.

Deshalb wird er als Ertrag aus abgeschriebenen Forderungen behandelt.

Dafür ist:

2732 Erträge aus abgeschriebenen Forderungen

vorgesehen.

Merksatz

Alter Umsatz bleibt alter Umsatz – spätere Überraschungszahlung = 2732.

Forderungsverlust und Einzelwertberichtigung zusammen

Eine Forderung kann zunächst zweifelhaft und wertberichtigt worden sein und später vollständig ausfallen.

Beispiel

Bruttoforderung:

11.900,00 €

Nettoforderung:

10.000,00 €

Zunächst wurde wegen eines erwarteten Verlusts eine Einzelwertberichtigung von:

6.000,00 €

gebildet.

Später fällt die Forderung endgültig vollständig aus.

Dann muss nicht nur die Forderung ausgebucht werden.

Auch die zuvor gebildete Einzelwertberichtigung muss sachgerecht aufgelöst beziehungsweise verrechnet werden.

Wichtig

Es wäre falsch, die bereits über eine EWB berücksichtigte Wertminderung zusätzlich ungeprüft ein zweites Mal vollständig als neuen Aufwand zu erfassen.

Merksatz

Vorhandene EWB beim endgültigen Forderungsausfall berücksichtigen – sonst droht doppelter Aufwand.

2451 Einstellungen in die Einzelwertberichtigung auf Forderungen oder 2406?

2451

wird verwendet, wenn ein erwarteter Ausfall im Rahmen einer Einzelwertberichtigung berücksichtigt wird.

2406

wird für den tatsächlichen beziehungsweise uneinbringlichen Forderungsausfall mit 19 % Umsatzsteuer verwendet.

Merksatz

Bewertung einer noch bestehenden Forderung = 2451. Ausbuchung einer uneinbringlichen Forderung = 2406.

Pauschalwertberichtigung ist ebenfalls etwas anderes

Eine Pauschalwertberichtigung berücksichtigt allgemeine Ausfallrisiken eines Forderungsbestands.

Dafür ist beispielsweise:

2450 Einstellungen in die Pauschalwertberichtigung auf Forderungen

relevant.

2406 betrifft dagegen einen konkreten Forderungsausfall.

Merksatz

Allgemeines statistisches Ausfallrisiko = PWB. Konkreter Forderungsausfall = 2406.

Inkasso bedeutet nicht automatisch Forderungsverlust

Wird eine Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben, bedeutet dies noch nicht automatisch, dass sie uneinbringlich ist.

Das Inkasso soll gerade versuchen, die Forderung einzuziehen.

Beispiel

Forderung:

2.380,00 €

Inkassounternehmen übernimmt den Einzug.

Solange realistische Aussichten auf Zahlung bestehen, muss nicht automatisch 2406 gebucht werden.

Merksatz

Inkasso = Einziehungsversuch, nicht automatisch Forderungsverlust.

Mahnbescheid bedeutet ebenfalls nicht automatisch Ausfall

Auch die Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens zeigt zunächst nur, dass die Forderung nicht freiwillig bezahlt wurde.

Ob sie tatsächlich uneinbringlich ist, hängt von den weiteren Umständen ab.

Merksatz

Mahnung oder Mahnbescheid allein entscheiden nicht über 2406.

Kunde bestreitet die Forderung

Bestreitet ein Kunde eine Forderung ernsthaft und substantiiert, kann das für die umsatzsteuerliche Uneinbringlichkeit relevant sein, wenn bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass die Forderung auf absehbare Zeit nicht durchgesetzt werden kann.

Das bedeutet aber nicht, dass jede einfache Reklamation sofort einen Forderungsverlust erzeugt.

Beispiel

Kunde schreibt lediglich:

„Ich prüfe die Rechnung noch.“

→ nicht automatisch uneinbringlich

Kunde bestreitet substantiiert einen wesentlichen Teil und verweigert Zahlung; Durchsetzung ist auf absehbare Zeit unsicher beziehungsweise unmöglich

→ § 17 UStG und Forderungsbewertung prüfen

Merksatz

Bestreiten kann relevant sein – der konkrete Sachverhalt entscheidet.

Verjährung

Ist eine Forderung verjährt und kann der Schuldner die Einrede der Verjährung wirksam erheben beziehungsweise erhebt er sie, kann dies zur Uneinbringlichkeit führen.

Deshalb ist ein funktionierendes Forderungsmanagement wichtig.

Merksatz

Forderungen nicht einfach liegen lassen – Verjährung kann aus Umsatz Forderungsverlust machen.

Forderungsverlust ist kein Kassen- oder Bankvorgang

Beim Ausbuchen einer Forderung fließt kein Geld.

Buchung

2406 / Umsatzsteuerkorrektur an Forderung

Bankbewegung:

0,00 €

Der Verlust entsteht gerade deshalb, weil kein Zahlungseingang erfolgt.

Merksatz

Forderungsausbuchung = Buchwert verschwindet, aber kein Geld fließt.

2406 ist kein Forderungskonto

2406 zeigt nicht, wie viel Kunden noch schulden.

Das Forderungskonto ist beispielsweise:

1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

beziehungsweise ein individuelles Debitorenkonto.

2406 zeigt dagegen den Aufwand aus ausgefallenen Forderungen.

Merksatz

1400 = was Kunden noch schulden. 2406 = was davon verloren gegangen ist.

Debitorenbuchhaltung

In einer Debitorenbuchhaltung wird eine ausgefallene Forderung normalerweise gegen das konkrete Kundenkonto ausgebucht.

Beispiel

Debitor 10001 Muster GmbH:

1.190,00 €

Die Forderung fällt vollständig aus.

DATEV-Automatikkonto vereinfacht:

2406 1.190,00 € an Debitor 10001 1.190,00 €

Durch die Steuerautomatik wird der Nettoverlust und die Umsatzsteuerkorrektur berücksichtigt.

Das Debitorenkonto ist danach ausgeglichen.

Merksatz

Forderungsverlust sollte auch das konkrete offene Kundenkonto beseitigen.

OPOS-Liste und Forderungsverlust

Wird eine uneinbringliche Rechnung ausgebucht, darf sie anschließend nicht weiterhin als normale offene Forderung in der OPOS-Liste erscheinen.

Ablauf

Ursprüngliche Rechnung:

→ offener Posten beim Debitor

Forderung uneinbringlich:

→ Ausbuchung gegen 2406

Danach:

→ offener Posten wird ausgeglichen beziehungsweise sachgerecht abgeschlossen

Merksatz

Abgeschriebene Forderung gehört nicht dauerhaft als normaler offener Posten in die OPOS-Liste.

Forderungsverlust und Mahnwesen

Sobald eine Forderung sachgerecht als uneinbringlich ausgebucht wurde, sollte sie nicht weiter wie eine normale offene Kundenforderung automatisch gemahnt werden.

Die Dokumentation des Ausfalls sollte aber erhalten bleiben.

Dazu können gehören:

• Rechnung
• Mahnungen
• Schriftverkehr
• Inkassounterlagen
• Insolvenzinformationen
• Vollstreckungsnachweise
• interne Entscheidung zur Ausbuchung

Merksatz

Ausbuchen heißt nicht Unterlagen löschen.

Dokumentation ist wichtig

Bei einem Forderungsverlust sollte nachvollziehbar sein, warum die Forderung als uneinbringlich beurteilt wurde.

Das ist besonders wichtig, weil gleichzeitig eine Umsatzsteuerkorrektur vorgenommen wird.

Eine reine Notiz wie:

„Kunde zahlt wohl nicht“

ist als Dokumentation deutlich schwächer als konkrete objektive Nachweise.

Merksatz

Je größer der Forderungsverlust, desto sauberer sollte die Uneinbringlichkeit dokumentiert sein.

Forderung wird nur vorübergehend gestundet

Gewährt das Unternehmen dem Kunden lediglich einen Zahlungsaufschub, besteht die Forderung weiterhin.

Beispiel

Kunde kann momentan nicht zahlen.

Neue Zahlungsfrist:

6 Monate

Allein diese Vereinbarung führt nicht automatisch zu einem Forderungsverlust.

Es muss geprüft werden, ob die Forderung tatsächlich uneinbringlich ist oder lediglich später bezahlt werden soll.

Merksatz

Stundung ist nicht automatisch Ausfall.

Ratenzahlung

Auch eine vereinbarte Ratenzahlung bedeutet für sich allein noch nicht, dass der Rest der Forderung uneinbringlich ist.

Beispiel

Offene Forderung:

12.000,00 €

Kunde zahlt künftig:

1.000,00 € monatlich

Solange die Vereinbarung realistisch erfüllt wird, liegt nicht automatisch ein Forderungsverlust über den Restbetrag vor.

Merksatz

Langsame Zahlung ist nicht automatisch Nichtzahlung.

Vergleich mit dem Kunden

Ein Unternehmen kann sich mit einem Kunden darauf einigen, dass nur ein Teil der ursprünglichen Forderung gezahlt wird.

Beispiel

Bruttoforderung:

11.900,00 €

Vergleich:

Kunde zahlt nur:

7.140,00 €

Der Rest von:

4.760,00 €

fällt weg.

Darin enthalten:

Netto:

4.000,00 €

Umsatzsteuer:

760,00 €

Dann ist der weggefallene Betrag entsprechend als Verlust beziehungsweise Änderung der Bemessungsgrundlage zu behandeln.

Der konkrete rechtliche Grund des Vergleichs sollte dokumentiert werden.

Merksatz

Vergleich kann zu einem teilweisen Forderungsausfall und Umsatzsteuerkorrektur führen.

Selbstbehalt einer Kreditversicherung

Ist eine Forderung durch eine Warenkreditversicherung abgesichert, kann ein Teil des Ausfalls ersetzt werden.

Beispiel

Nettoforderung fällt aus:

10.000,00 €

Versicherung ersetzt später einen Teil des Schadens.

Der Forderungsausfall gegenüber dem Kunden und die Versicherungsentschädigung sind grundsätzlich getrennte Geschäftsvorfälle.

Die Entschädigung darf nicht einfach die ursprüngliche Kundenforderung bestehen lassen.

Merksatz

Kunde zahlt nicht und Versicherung zahlt Ersatz = zwei getrennte Vorgänge.

Forderungsverlust trotz Versicherung

Auch wenn ein Versicherer später eine Entschädigung zahlt, kann die Forderung gegen den Kunden uneinbringlich sein.

Der Forderungsverlust wird zunächst sachgerecht ausgebucht.

Eine Versicherungsentschädigung kann anschließend separat als Ertrag erfasst werden, beispielsweise je nach Sachverhalt über:

2742 Versicherungsentschädigungen und Schadenersatzleistungen

Merksatz

Versicherungsleistung nicht mit der Kundenforderung verrechnen.

Auslandskunde

Auch Forderungen gegenüber ausländischen Kunden können ausfallen.

Entscheidend für das richtige Forderungsverlustkonto ist dann unter anderem, wie der ursprüngliche Umsatz umsatzsteuerlich behandelt wurde.

Eine Forderung aus einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung darf beispielsweise nicht einfach auf 2406 gebucht werden, da dort ursprünglich keine deutsche 19-%-Umsatzsteuer angefallen ist.

Merksatz

Beim Forderungsverlust immer zurückschauen: Wie wurde der ursprüngliche Umsatz versteuert?

Warum die ursprüngliche Rechnung entscheidend ist

Für die korrekte Ausbuchung muss nachvollziehbar sein:

• Nettobetrag
• Umsatzsteuerbetrag
• Steuersatz
• ursprüngliches Erlöskonto
• Debitor
• noch offener Betrag

Ohne diese Informationen kann die Umsatzsteuerkorrektur leicht falsch werden.

Merksatz

Forderungsverlust folgt steuerlich der ursprünglichen Rechnung.

Was wird typischerweise auf Konto 2406 gebucht?

Typischerweise werden auf 2406 Forderungsausfälle erfasst, wenn:

• eine Kundenforderung ganz uneinbringlich geworden ist
• eine Kundenforderung teilweise uneinbringlich geworden ist
• der ursprüngliche Umsatz mit 19 % Umsatzsteuer besteuert wurde
• der Verlust seiner Höhe nach dem gewöhnlichen Geschäftsverlauf zugeordnet werden kann
• die Forderung direkt ausgebucht wird
• die zugehörige Umsatzsteuer nach § 17 UStG berichtigt wird

Was gehört typischerweise nicht auf Konto 2406?

Nicht beziehungsweise nicht automatisch auf 2406 gehören:

• bloß verspätete Forderungen
• normale offene Forderungen → 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
• lediglich zweifelhafte Forderungen → 1460 Zweifelhafte Forderungen prüfen
• Einstellungen in die Einzelwertberichtigung → 2451 Einstellungen in die Einzelwertberichtigung auf Forderungen
• Einzelwertberichtigung selbst → 0998 Einzelwertberichtigungen auf Forderungen - Restlaufzeit bis zu 1 Jahr
• Pauschalwertberichtigungen → 2450 Einstellungen in die Pauschalwertberichtigung auf Forderungen prüfen
• Forderungsverluste aus 7-%-Umsätzen → 2401 Forderungsverluste 7 % USt (übliche Höhe)
• ungewöhnlich hohe Forderungsverluste mit 19 % USt → 2436 Forderungsverluste 19 % USt (soweit unüblich hoch)
• steuerfreie Forderungsausfälle → passendes Forderungsverlustkonto ohne 19-%-USt-Zuordnung
• gewährte Skonti → beispielsweise 8736 Gewährte Skonti 19 % Umsatzsteuer
• normale Gutschriften und Rücksendungen
• Bankgebühren oder Inkassokosten
• spätere Zahlung auf bereits abgeschriebene Forderungen → 2732 Erträge aus abgeschriebenen Forderungen

Kontoart und Abschluss

Kontonummer: 2406 Kontenbezeichnung: Forderungsverluste 19 % USt (übliche Höhe) Kontenart: Aufwandskonto Kontenklasse: 2 Kategorie: Aufwand Bereich: Sonstige betriebliche Aufwendungen · Forderungsverluste Normale Kontoseite: Soll Forderungsverlust: Soll Korrektur/Storno: Haben Abschluss: GuV Bilanz: Nicht in der Bilanz GuV: Aufwand · Sonstige betriebliche Aufwendungen

Was zeigt der Saldo des Kontos?

Der typische Sollsaldo auf 2406 zeigt die im Geschäftsjahr erfassten Forderungsverluste aus Umsätzen mit 19 % Umsatzsteuer, soweit sie in üblicher Höhe angefallen sind.

Beispiel

Kunde A:

Nettoverlust:

1.000,00 €

Kunde B:

Nettoverlust:

2.500,00 €

Kunde C:

Nettoverlust:

500,00 €

Gesamter Forderungsverlust:

1.000 + 2.500 + 500 =

4.000,00 € Soll

Die dazugehörigen Umsatzsteuerkorrekturen werden separat beziehungsweise durch die DATEV-Automatik berücksichtigt.

Merksatz

Saldo 2406 = Nettoaufwand aus üblichen 19-%-Forderungsausfällen.

Warum ein Habensaldo auffällig wäre

2406 ist ein Aufwandskonto mit normaler Sollseite.

Ein Habensaldo sollte deshalb geprüft werden.

Mögliche Ursachen sind beispielsweise:

• Storno eines früher gebuchten Forderungsverlusts
• falsche Ausbuchung wurde rückgängig gemacht
• Soll und Haben wurden vertauscht
• Zahlung eines Kunden wurde falsch direkt auf 2406 gebucht
• Ertrag aus einer früher abgeschriebenen Forderung wurde auf das falsche Konto gebucht

Ein Habensaldo kann durch Korrekturen entstehen, sollte aber nachvollziehbar sein.

Typische Fehler

Überfällige Forderung sofort abschreiben

Zahlungsverzug allein bedeutet nicht automatisch Uneinbringlichkeit.

Zweifelhafte Forderung und Forderungsverlust verwechseln

Eine zweifelhafte Forderung besteht weiterhin und wird gegebenenfalls wertberichtigt. Eine uneinbringliche Forderung wird ausgebucht.

Umsatzsteuer nicht korrigieren

Bei Uneinbringlichkeit ist § 17 UStG zu beachten.

Umsatzsteuer doppelt korrigieren

Bei Verwendung des DATEV-Automatikkontos 2406 darf die automatisch erzeugte Steuerkorrektur nicht zusätzlich manuell ein zweites Mal gebucht werden.

Bruttoverlust vollständig als Aufwand verstehen

Wirtschaftlicher Forderungsverlust ist grundsätzlich der Nettoanteil. Die Umsatzsteuer wird korrigiert.

Falschen Umsatzsteuersatz verwenden

2406 gehört zu Forderungen aus 19-%-Umsätzen.

7-%-Forderung auf 2406 buchen

Dafür ist 2401 Forderungsverluste 7 % USt (übliche Höhe) vorgesehen.

Steuerfreie Forderung auf 2406 buchen

Wenn ursprünglich keine 19 % deutsche Umsatzsteuer anfielen, ist 2406 grundsätzlich nicht das passende Konto.

Ungewöhnlich hohen Verlust auf 2406 lassen

Bei unüblich hohen Forderungsverlusten ist 2436 Forderungsverluste 19 % USt (soweit unüblich hoch) zu prüfen.

Starre Eurogrenze für „übliche Höhe“ verwenden

Die Beurteilung hängt von Größe und normalen Verhältnissen des Unternehmens ab.

Ursprünglichen Erlös einfach stornieren

Ein späterer Zahlungsausfall ist ein eigener Aufwand und nicht automatisch eine Rückgängigmachung der erbrachten Leistung.

Vorhandene Einzelwertberichtigung ignorieren

Eine bereits gebildete EWB muss beim endgültigen Ausfall berücksichtigt werden, damit der Verlust nicht doppelt erfasst wird.

Spätere Zahlung wieder auf 8400 buchen

Zahlungseingänge auf früher abgeschriebene Forderungen gehören typischerweise auf 2732 Erträge aus abgeschriebenen Forderungen, einschließlich der notwendigen erneuten Umsatzsteuerberichtigung.

OPOS nicht bereinigen

Eine vollständig ausgebuchte Forderung sollte nicht weiterhin als normaler offener Posten erscheinen.

Ausfall nicht dokumentieren

Die Gründe für die Uneinbringlichkeit sollten nachvollziehbar belegt werden.

Verwandte Konten

• 0998 Einzelwertberichtigungen auf Forderungen - Restlaufzeit bis zu 1 Jahr – Wertberichtigung konkreter zweifelhafter Forderungen
• 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen – Forderungsbestand
• 1460 Zweifelhafte Forderungen – konkret risikobehaftete Forderungen
• 1776 Umsatzsteuer 19 % – Umsatzsteuerkorrektur bei Forderungsausfall
• 2400 Forderungsverluste (übliche Höhe) – allgemeines Forderungsverlustkonto
• 2401 Forderungsverluste 7 % USt (übliche Höhe) – Forderungsausfälle aus 7-%-Umsätzen
• 2436 Forderungsverluste 19 % USt (soweit unüblich hoch) – ungewöhnlich hohe 19-%-Forderungsausfälle
• 2450 Einstellungen in die Pauschalwertberichtigung auf Forderungen – allgemeines Ausfallrisiko des Forderungsbestands
• 2451 Einstellungen in die Einzelwertberichtigung auf Forderungen – Aufwand für Einzelwertberichtigung
• 2731 Erträge aus der Herabsetzung der Einzelwertberichtigung auf Forderungen – Herabsetzung beziehungsweise Auflösung einer EWB
• 2732 Erträge aus abgeschriebenen Forderungen – spätere Zahlung auf bereits abgeschriebene Forderungen
• 8400 Erlöse 19 % USt – typischer ursprünglicher 19-%-Umsatz
• 8736 Gewährte Skonti 19 % Umsatzsteuer – Erlösschmälerung durch gewährten Skonto

Kurz zusammengefasst

Das Konto 2406 Forderungsverluste 19 % USt (übliche Höhe) erfasst Forderungsausfälle aus zuvor mit 19 % Umsatzsteuer versteuerten Umsätzen, soweit der Verlust im normalen Geschäftsverlauf noch als üblich einzustufen ist. Ist eine Forderung uneinbringlich, wird sie ausgebucht und die darauf entfallende Umsatzsteuer nach § 17 UStG berichtigt. DATEV führt 2406 als Automatikkonto, sodass bei entsprechender Buchung die Umsatzsteuerkorrektur automatisch erzeugt werden kann. Eine lediglich verspätete oder zweifelhafte Forderung gehört dagegen noch nicht automatisch auf 2406; dafür sind beispielsweise 1460 Zweifelhafte Forderungen sowie die Konten der Einzelwertberichtigung relevant. Ungewöhnlich hohe 19-%-Forderungsverluste gehören auf 2436 Forderungsverluste 19 % USt (soweit unüblich hoch). Geht später doch Geld auf eine bereits abgeschriebene Forderung ein, ist 2732 Erträge aus abgeschriebenen Forderungen zu berücksichtigen und die Umsatzsteuer erneut zu berichtigen.

Kurzform: 19-%-Forderung wird uneinbringlich = Nettoverlust auf 2406, Umsatzsteuer nach § 17 UStG korrigieren. Nur zweifelhaft = noch kein 2406. Unüblich hoher Verlust = 2436. Spätere Zahlung = 2732.