Einfach erklärt
Auf dem Konto 1000 Kasse wird das Bargeld erfasst, das sich tatsächlich in der betrieblichen Kasse befindet.
Dazu gehören beispielsweise:
- Bargeld aus Barverkäufen
- Bareinzahlungen
- Bar bezahlte betriebliche Ausgaben
- Bargeld, das vom Bankkonto abgehoben und in die Kasse gelegt wird
- Bargeld, das aus der Kasse auf das Bankkonto eingezahlt wird
Das Konto 1000 ist ein aktives Bestandskonto und gehört zu den liquiden Mitteln des Unternehmens.
Soll oder Haben?
Für die Kasse gelten die normalen Regeln eines aktiven Bestandskontos:
- Bargeld kommt in die Kasse → Soll
- Bargeld verlässt die Kasse → Haben
Merksatz
Mehr Bargeld = Soll. Weniger Bargeld = Haben.
Praxisbeispiel 1: Barverkauf
Ein Unternehmen verkauft Ware für 119,00 € brutto gegen Barzahlung.
Der Nettoumsatz beträgt 100,00 € und die enthaltene Umsatzsteuer 19,00 €.
Buchungssatz
1000 Kasse 119,00 € an 8400 Erlöse 19 % USt 100,00 € an 1776 Umsatzsteuer 19 % 19,00 €
Das Bargeld in der Kasse steigt. Deshalb wird Konto 1000 im Soll gebucht.
Praxisbeispiel 2: Bürobedarf wird bar bezahlt
Für das Büro werden Schreibwaren für 119,00 € brutto gekauft und aus der Geschäftskasse bezahlt.
Buchungssatz
4930 Bürobedarf 100,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00 € an 1000 Kasse 119,00 €
Die Kasse steht im Haben, weil Bargeld das Unternehmen verlässt.
Praxisbeispiel 3: Bargeld wird von der Bank abgehoben
Das Unternehmen hebt 500,00 € vom Geschäftskonto ab und legt das Geld in die Geschäftskasse.
Vereinfachter Buchungssatz
1000 Kasse 500,00 € an 1200 Bank 500,00 €
Die Kasse nimmt zu, während das Bankguthaben sinkt.
Das Gesamtvermögen verändert sich dadurch nicht. Es wird lediglich Geld von einem Vermögenskonto auf ein anderes verschoben.
Praxisbeispiel 4: Bargeld wird auf das Bankkonto eingezahlt
Aus der Geschäftskasse werden 1.000,00 € genommen und auf das Geschäftskonto eingezahlt.
Vereinfachter Buchungssatz
1200 Bank 1.000,00 € an 1000 Kasse 1.000,00 €
Der Kassenbestand sinkt im Haben und das Bankguthaben steigt im Soll.
Geldtransit zwischen Kasse und Bank
In der Praxis können Bargeldbewegung und Buchung auf dem Bankkonto an unterschiedlichen Tagen sichtbar werden.
Beispielsweise wird Bargeld heute bei der Bank eingezahlt, die Gutschrift erscheint auf dem Kontoauszug aber erst morgen.
Damit die Kasse trotzdem zum tatsächlichen Bargeldbestand passt, kann das Zwischenkonto 1360 Geldtransit verwendet werden.
Beispiel: Bargeld wird zur Bank gebracht
Beim Herausnehmen des Geldes aus der Kasse:
1360 Geldtransit 1.000,00 € an 1000 Kasse 1.000,00 €
Sobald die Gutschrift auf dem Bankkonto erscheint:
1200 Bank 1.000,00 € an 1360 Geldtransit 1.000,00 €
Konto 1360 dient dabei lediglich als Zwischenstation und sollte sich nach Abschluss des Vorgangs wieder ausgleichen.
Der Kassenbestand muss wirklich existieren
Bei Konto 1000 gibt es eine Besonderheit, die das Konto sehr anschaulich macht:
Der buchhalterische Kassenbestand sollte dem tatsächlich vorhandenen Bargeld entsprechen.
Stehen in der Buchhaltung beispielsweise 1.275,40 € auf Konto 1000, sollten bei einer Bestandsaufnahme grundsätzlich auch 1.275,40 € Bargeld vorhanden sein.
Das lässt sich durch einen sogenannten Kassensturz überprüfen.
Kassensturz
Dabei wird das tatsächlich vorhandene Bargeld gezählt und mit dem buchhalterischen Kassenbestand verglichen.
Buchbestand = tatsächlicher Bargeldbestand
Besteht eine Differenz, muss geklärt werden, wodurch sie entstanden ist.
Eine Kasse kann nicht negativ sein
Ein besonders wichtiges Warnsignal ist ein negativer Kassenbestand.
Physisch können beispielsweise nicht −250,00 € Bargeld in einer Kasse liegen.
Entsteht in der Buchhaltung trotzdem ein negativer Kassenbestand, deutet das regelmäßig darauf hin, dass Buchungen fehlen, zeitlich falsch erfasst wurden oder andere Fehler in der Kassenführung vorhanden sind.
Beispiel
Buchhalterischer Kassenbestand vor einer Zahlung:
100,00 €
Gebuchte Barausgabe:
300,00 €
Neuer rechnerischer Kassenbestand:
−200,00 €
Das kann tatsächlich nicht passiert sein, ohne dass vorher zusätzliches Bargeld in die Kasse gelangt ist.
Merksatz
Eine echte Bargeldkasse kann nicht weniger als 0,00 € enthalten.
Ein negativer Kassenbestand sollte deshalb unbedingt geprüft werden.
Barzahlung oder Kartenzahlung?
Ein sehr häufiger Fehler ist, jede Zahlung an einer Ladenkasse automatisch auf Konto 1000 zu buchen.
Entscheidend ist aber nicht, wo bezahlt wurde, sondern wie bezahlt wurde.
Bargeld
Der Kunde bezahlt mit Geldscheinen oder Münzen.
→ Konto 1000 Kasse
Girocard, Kreditkarte oder andere elektronische Zahlung
Der Kunde bezahlt mit Karte oder einem elektronischen Zahlungsmittel.
→ Das Geld befindet sich nicht als Bargeld in der Kasse.
Solche Zahlungen werden deshalb nicht einfach als Zugang auf Konto 1000 behandelt. Je nach Abwicklung können beispielsweise 1360 Geldtransit oder entsprechende Verrechnungskonten verwendet werden, bis das Geld auf 1200 Bank eingeht.
Merksatz
Kartenzahlung an der Kasse ist buchhalterisch trotzdem keine Barzahlung.
Kasse und Bank nicht verwechseln
1200 Bank und 1000 Kasse sind zwar beide liquide Mittel, bilden aber unterschiedliche Vermögensbestände ab.
1000 Kasse = tatsächlich vorhandenes Bargeld 1200 Bank = Guthaben auf dem betrieblichen Bankkonto
Ein Unternehmen kann deshalb beispielsweise besitzen:
Kasse: 800,00 € Bank: 25.000,00 €
Beide Beträge gehören zum Vermögen des Unternehmens, müssen aber getrennt geführt werden.
Privateinlage in die Kasse
Ein Einzelunternehmer kann auch privates Bargeld in die Geschäftskasse einlegen.
Beispielsweise legt der Unternehmer 500,00 € aus seinem privaten Geld in die betriebliche Kasse.
Buchungssatz
1000 Kasse 500,00 € an 1891 Privateinlagen 500,00 €
Der Kassenbestand steigt. Es entsteht aber kein betrieblicher Ertrag, weil das Geld vom Unternehmer selbst stammt.
Privatentnahme aus der Kasse
Nimmt ein Einzelunternehmer 200,00 € Bargeld aus der betrieblichen Kasse für private Zwecke, handelt es sich nicht um einen betrieblichen Aufwand.
Buchungssatz
1801 Privatentnahmen allgemein 200,00 € an 1000 Kasse 200,00 €
Die Entnahme vermindert das Eigenkapital des Einzelunternehmers, nicht den betrieblichen Gewinn.
Was wird typischerweise auf Konto 1000 gebucht?
Typische Vorgänge sind beispielsweise:
- Barverkäufe
- Bareinnahmen
- Bar bezahlte Betriebsausgaben
- Bargeldabhebungen vom Geschäftskonto
- Bargeldeinzahlungen auf das Geschäftskonto
- Privateinlagen in bar bei Einzelunternehmen
- Privatentnahmen in bar bei Einzelunternehmen
- sonstige tatsächliche Bargeldbewegungen
Entscheidend ist immer, dass sich durch die Buchung der tatsächlich vorhandene Bargeldbestand verändert.
Was gehört nicht auf Konto 1000?
Nicht auf die Kasse gehören beispielsweise:
- normale Banküberweisungen
- Lastschriften
- Zahlungseingänge auf dem Bankkonto
- Kreditkartenzahlungen
- Girocard-Zahlungen
- reine Umbuchungen ohne Bargeldbewegung
- noch nicht bezahlte Rechnungen
Konto 1000 sollte nur angesprochen werden, wenn tatsächlich Bargeld zu- oder abgeht.
Kontoart und Abschluss
Kontonummer: 1000 Kontenart: Aktives Bestandskonto Kontenklasse: 1 Bereich: Liquide Mittel / Kassenbestand Normale Kontoseite: Soll Zugänge: Soll Abgänge: Haben Abschluss: über das Schlussbilanzkonto Bilanz: Aktivseite – Kassenbestand / liquide Mittel GuV: Konto 1000 selbst wird nicht direkt über die GuV abgeschlossen
Ein vorhandener Anfangsbestand steht auf der Sollseite.
Was zeigt der Saldo des Kontos?
Der Saldo von Konto 1000 zeigt den buchhalterischen Bargeldbestand des Unternehmens.
Dieser Bestand sollte grundsätzlich mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld übereinstimmen.
Dadurch unterscheidet sich die Kasse von vielen anderen Konten besonders deutlich: Der Buchwert lässt sich unmittelbar durch Nachzählen des Bargeldes überprüfen.
Typische Fehler
Einnahmen im Haben buchen
Konto 1000 ist ein aktives Bestandskonto. Kommt Bargeld hinzu, wird die Kasse im Soll gebucht. Verlässt Bargeld die Kasse, steht sie im Haben.
Kartenzahlungen als Bargeld behandeln
Eine Zahlung mit Girocard oder Kreditkarte erhöht nicht den tatsächlichen Bargeldbestand. Solche Zahlungen gehören deshalb nicht einfach auf Konto 1000.
Negativen Kassenbestand ignorieren
Ein negativer Bargeldbestand ist tatsächlich nicht möglich. Entsteht er in der Buchhaltung, sollten die zugrunde liegenden Buchungen überprüft werden.
Private Entnahme als Aufwand buchen
Nimmt ein Einzelunternehmer Bargeld für private Zwecke aus der Kasse, entsteht dadurch kein betrieblicher Aufwand. Der Vorgang wird beispielsweise über 1801 Privatentnahmen allgemein erfasst.
Privateinlage als Ertrag behandeln
Legt der Einzelunternehmer eigenes Bargeld in die Kasse, entsteht kein Umsatz oder betrieblicher Ertrag. Die Einzahlung wird beispielsweise über 1891 Privateinlagen erfasst.
Kasse und Bank direkt buchen, obwohl die Vorgänge zeitlich auseinanderfallen
Wenn Bargeld bereits aus der Kasse genommen wurde, die Bankbewegung aber erst später erscheint, kann 1360 Geldtransit notwendig sein, damit beide Konten zeitlich korrekt geführt werden.
Verwandte Konten
- 1200 Bank – Guthaben auf betrieblichen Bankkonten
- 1360 Geldtransit – Zwischenkonto bei zeitlich versetzten Geldbewegungen
- 8400 Erlöse 19 % USt – typische Erlöse bei steuerpflichtigen Barverkäufen
- 1776 Umsatzsteuer 19 % – Umsatzsteuer aus entsprechenden Verkäufen
- 4930 Bürobedarf – Beispiel für einen bar bezahlten betrieblichen Aufwand
- 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % – abzugsfähige Vorsteuer aus entsprechenden Eingangsrechnungen
- 1801 Privatentnahmen allgemein – private Entnahmen bei Einzelunternehmen
- 1891 Privateinlagen – private Einlagen bei Einzelunternehmen
Kurz zusammengefasst
Das Konto 1000 Kasse zeigt den tatsächlichen Bargeldbestand des Unternehmens. Bargeldzugänge werden im Soll und Bargeldabgänge im Haben gebucht. Der buchhalterische Bestand sollte mit dem tatsächlich vorhandenen Bargeld übereinstimmen und kann durch einen Kassensturz überprüft werden.
Kurzform: Bargeld kommt rein = Soll. Bargeld geht raus = Haben. Und Kartenzahlung ist kein Bargeld.