Einfach erklärt
4930 Bürobedarf erfasst typische laufend verbrauchte Materialien des Büroalltags.
Beispiele sind Papier, Stifte, Ordner, Hefter, Briefumschläge, Notizblöcke und andere Verbrauchsmaterialien der Verwaltung.
Merksatz
Papier, Stifte, Ordner und Verbrauchsmaterial = 4930. Möbel und langlebige Gegenstände gesondert prüfen.
Soll oder Haben?
Bürobedarf → Soll. Gutschrift oder Rückgabe → Haben.
Normale Kontoseite
Soll
Praxisbeispiel
Büromaterial:
100,00 € netto 19,00 € Umsatzsteuer
4930 Bürobedarf 100,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00 € an 1200 Bank 119,00 €
Zweck entscheidet
Ein Gegenstand ist nicht deshalb Bürobedarf, weil er im Büro liegt. Ein Schreibtisch ist langlebige Büroeinrichtung und kann auf 0420 Büroeinrichtung gehören.
Fachliteratur
Fachbücher und Fachzeitschriften können auf 4940 Zeitschriften, Bücher beziehungsweise einem passenden Fachliteraturkonto besser aufgehoben sein.
Porto und Kommunikation
Porto → 4910 Porto Telefon → 4920 Telefon Internet → 4925 Internetkosten
Handelsware
Kauft ein Unternehmen Büroartikel zum Weiterverkauf, handelt es sich nicht um eigenen Bürobedarf, sondern um Ware.
Was wird typischerweise auf Konto 4930 gebucht?
- Papier
- Stifte
- Ordner
- Büroverbrauchsmaterial
- kleine Verbrauchsartikel der Verwaltung
Die Zuordnung hängt immer vom tatsächlichen wirtschaftlichen Inhalt des Geschäftsvorfalls ab. Ein Belegname allein entscheidet nicht über das richtige Konto.
Was gehört typischerweise nicht auf Konto 4930?
- Büromöbel → 0420
- Fachliteratur → 4940 prüfen
- Porto → 4910
- Handelsware
Wenn ein spezielleres Konto vorhanden ist, ist dieses grundsätzlich aussagekräftiger als ein allgemeineres Sammel- oder Auffangkonto.
Kontoart und Abschluss
Kontonummer: 4930 Kontenbezeichnung: Bürobedarf Kontenart: Aufwandskonto Kategorie: Büro- und Verwaltungsaufwand Normale Kontoseite: Soll Abschluss: GuV Bilanz: Nicht in der Bilanz als eigener Posten GuV: Sonstige betriebliche Aufwendungen
Was zeigt der Saldo des Kontos?
Der Saldo von Konto 4930 zeigt die im Geschäftsjahr auf diesem Konto erfassten Geschäftsvorfälle nach Berücksichtigung von Korrekturen und Gegenbuchungen.
Bei der Auswertung muss die Kontoart berücksichtigt werden: Bei Aufwands- und Ertragskonten ist der Saldo Teil der Erfolgsermittlung; bei Bestands- und Steuerkonten beschreibt er dagegen einen Bilanz- beziehungsweise Verrechnungsposten.
Ein ungewöhnlich hoher oder untypischer Saldo ist ein guter Anlass, die Einzelbuchungen auf Fehlkontierungen, fehlende Korrekturen und die Verwendung speziellerer Konten zu prüfen.
Typische Fehler
Langlebige Büroeinrichtung als Bürobedarf buchen
Dieser Punkt sollte beim Buchen geprüft werden. Entscheidend ist der tatsächliche wirtschaftliche Sachverhalt und nicht nur die Bezeichnung auf dem Beleg.
Zum Weiterverkauf bestimmte Artikel als eigenen Aufwand behandeln
Dieser Punkt sollte beim Buchen geprüft werden. Entscheidend ist der tatsächliche wirtschaftliche Sachverhalt und nicht nur die Bezeichnung auf dem Beleg.
Porto und Telefon auf 4930 sammeln
Dieser Punkt sollte beim Buchen geprüft werden. Entscheidend ist der tatsächliche wirtschaftliche Sachverhalt und nicht nur die Bezeichnung auf dem Beleg.
Dokumentation und Belegprüfung
Auch bei einem scheinbar eindeutigen Konto sollte der Beleg so dokumentiert sein, dass ein Dritter den Geschäftsvorfall nachvollziehen kann.
Wichtig sind je nach Sachverhalt insbesondere:
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum
- Lieferant beziehungsweise Kunde
- Leistungsbeschreibung
- Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
- verwendeter Steuersatz
- betrieblicher Zweck
- gegebenenfalls Vertrags- oder Zahlungsbedingungen
Bei steuerlichen Sonderfällen ersetzt die Kontonummer niemals die Prüfung der gesetzlichen Voraussetzungen.
Verwandte Konten
- 0420 Büroeinrichtung
- 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 %
- 4910 Porto
- 4920 Telefon
- 4925 Internetkosten
- 4940 Zeitschriften, Bücher
Kurz zusammengefasst
Das Konto 4930 Bürobedarf erfasst laufend verbrauchte Büromaterialien wie Papier, Stifte, Ordner und vergleichbare Verbrauchsmaterialien für Verwaltung und Büro.
Kurzform: Papier, Stifte, Ordner und Verbrauchsmaterial = 4930. Möbel und langlebige Gegenstände gesondert prüfen.