Büroeinrichtung

Einfach erklärt

Auf dem Konto 0420 Büroeinrichtung werden Einrichtungsgegenstände erfasst, die dauerhaft in einem betrieblichen Büro genutzt werden und zum Anlagevermögen des Unternehmens gehören.

Typische Beispiele sind Schreibtische, hochwertige Bürostühle, Aktenschränke, Regale, Besprechungstische oder andere langlebige Büromöbel.

Solche Gegenstände werden bei entsprechender Höhe der Anschaffungskosten nicht sofort vollständig als Aufwand behandelt. Sie werden zunächst als Vermögensgegenstand aktiviert und anschließend über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben.

Das Konto 0420 ist ein aktives Bestandskonto.

Soll oder Haben?

Für Konto 0420 gelten die Regeln eines aktiven Bestandskontos:

• Neue Büroeinrichtung kommt ins Unternehmen → Soll
• Abschreibung oder Abgang → Haben

Merksatz

Neue Büroeinrichtung erhöht das Anlagevermögen im Soll. Wird ihr Buchwert vermindert, steht 0420 im Haben.

Praxisbeispiel 1: Schreibtisch wird sofort bezahlt

Ein Unternehmen kauft einen hochwertigen Schreibtisch für 2.000,00 € netto zuzüglich 380,00 € Vorsteuer. Die Rechnung wird direkt über das Geschäftskonto bezahlt.

Buchungssatz

0420 Büroeinrichtung 2.000,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 380,00 € an 1200 Bank 2.380,00 €

Der Nettowert des Schreibtisches wird als Vermögensgegenstand im Anlagevermögen erfasst. Die abzugsfähige Vorsteuer wird getrennt gebucht.

Praxisbeispiel 2: Büromöbel werden auf Rechnung gekauft

Für ein neues Büro werden mehrere Büromöbel für 5.000,00 € netto zuzüglich 950,00 € Vorsteuer angeschafft. Die Lieferantenrechnung wird zunächst noch nicht bezahlt.

Buchungssatz

0420 Büroeinrichtung 5.000,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 950,00 € an 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 5.950,00 €

Bei der späteren Zahlung wird die Anschaffung nicht noch einmal gebucht.

Spätere Zahlung

1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 5.950,00 € an 1200 Bank 5.950,00 €

Abschreibung der Büroeinrichtung

Büromöbel werden normalerweise über mehrere Jahre genutzt. Der Wert wird deshalb über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer verteilt.

Für die planmäßige Abschreibung entsprechender Sachanlagen wird im SKR03 typischerweise 4830 Abschreibungen auf Sachanlagen verwendet.

Praxisbeispiel

Für die vorhandene Büroeinrichtung wird für das Geschäftsjahr eine Abschreibung von 1.000,00 € ermittelt.

Buchungssatz

4830 Abschreibungen auf Sachanlagen 1.000,00 € an 0420 Büroeinrichtung 1.000,00 €

Das Aufwandskonto 4830 wird im Soll gebucht. Gleichzeitig vermindert sich der Buchwert der Büroeinrichtung auf Konto 0420 im Haben.

Bei der Abschreibung fließt kein Geld. Das Konto 1200 Bank wird daher nicht berührt.

Welche Gegenstände gehören typischerweise zur Büroeinrichtung?

Typische Beispiele sind:

• Schreibtische
• Bürostühle
• Aktenschränke
• Regale
• Rollcontainer
• Besprechungstische
• Konferenztische
• Schrank- und Möbelkombinationen
• andere langlebige Büromöbel

Entscheidend ist, dass der Gegenstand dauerhaft dem Betrieb dient und der Büroeinrichtung zuzuordnen ist.

Achtung: Geringwertige Wirtschaftsgüter

Nicht jeder Bürostuhl oder Schreibtisch muss zwangsläufig langfristig über Konto 0420 abgeschrieben werden.

Für abnutzbare, bewegliche und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter gibt es steuerliche Vereinfachungsregeln für geringwertige Wirtschaftsgüter, kurz GWG.

Bei Anschaffungs- oder Herstellungskosten von höchstens 800,00 € kann unter den gesetzlichen Voraussetzungen eine Sofortabschreibung möglich sein.

Solche Wirtschaftsgüter können im SKR03 beispielsweise zunächst über 0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter erfasst werden.

Beispiel: Bürostuhl für 600,00 € netto

Ein selbstständig nutzbarer Bürostuhl kostet 600,00 € netto zuzüglich 114,00 € Vorsteuer und wird über Bank bezahlt.

Bei Anwendung der GWG-Regelung kann die Anschaffung beispielsweise zunächst so erfasst werden:

0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter 600,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 114,00 € an 1200 Bank 714,00 €

Anschließend kann unter den Voraussetzungen der GWG-Regelung die vollständige Abschreibung erfolgen.

Damit landet der Bürostuhl trotz seiner Verwendung im Büro nicht dauerhaft auf Konto 0420.

Alternative: Sammelposten

Für selbstständig nutzbare bewegliche Wirtschaftsgüter mit Anschaffungs- oder Herstellungskosten von mehr als 250,00 € und höchstens 1.000,00 € kann alternativ unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Sammelposten gebildet werden.

Im SKR03 steht dafür 0485 Wirtschaftsgüter (Sammelposten) zur Verfügung.

Der Sammelposten wird über fünf Jahre mit jeweils einem Fünftel aufgelöst.

Ob die GWG-Sofortabschreibung, ein Sammelposten oder die normale Abschreibung über die Nutzungsdauer angewendet wird, hängt vom jeweiligen Fall und der gewählten steuerlichen Behandlung ab.

Anschaffungskosten: Was gehört zum Wert der Büroeinrichtung?

Nicht immer besteht der Wert eines Einrichtungsgegenstands nur aus dem Kaufpreis.

Unmittelbar mit der Anschaffung zusammenhängende Kosten, die erforderlich sind, um den Gegenstand in einen betriebsbereiten Zustand zu versetzen, können ebenfalls zu den Anschaffungskosten gehören.

Beispiele können sein:

• Transportkosten
• Frachtkosten
• Montagekosten
• notwendige Aufbaukosten

Ist das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt, wird die abzugsfähige Vorsteuer getrennt über 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % erfasst.

Büroeinrichtung oder laufender Aufwand?

Nicht alles, was für ein Büro gekauft wird, ist automatisch Büroeinrichtung im Anlagevermögen.

Verbrauchsmaterialien wie Papier, Stifte, Ordner oder Briefumschläge werden laufend verbraucht und gehören deshalb nicht auf Konto 0420.

Ebenso muss bei kleineren, selbstständig nutzbaren Einrichtungsgegenständen geprüft werden, ob die Regelungen für geringwertige Wirtschaftsgüter angewendet werden können.

Merke

Entscheidend ist nicht, wo ein Gegenstand steht, sondern was angeschafft wurde und wie der Gegenstand steuerlich und bilanziell zu behandeln ist.

Reparatur statt Neuanschaffung

Wird ein vorhandener Schreibtisch, Schrank oder ein anderes Möbelstück lediglich repariert, entsteht grundsätzlich kein neuer Vermögensgegenstand.

Normale Reparatur- und Instandhaltungskosten werden deshalb nicht einfach auf Konto 0420 aktiviert.

Für Reparaturen und Instandhaltungen anderer Anlagen sowie der Betriebs- und Geschäftsausstattung gibt es beispielsweise 4805 Reparaturen und Instandhaltung von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung.

Abgrenzung zu ähnlichen Anlagekonten

Der SKR03 unterscheidet verschiedene Arten der Betriebs- und Geschäftsausstattung.

Nicht jeder Vermögensgegenstand eines Unternehmens gehört deshalb auf Konto 0420.

Beispielsweise gibt es eigene Konten für:

• 0400 Betriebsausstattung
• 0410 Geschäftsausstattung
• 0420 Büroeinrichtung
• 0430 Ladeneinrichtung
• 0440 Werkzeuge

Konto 0420 ist speziell für die Einrichtung des Bürobereichs vorgesehen.

Kontoart und Abschluss

Kontonummer: 0420 Kontenart: Aktives Bestandskonto Kontenklasse: 0 Bereich: Anlagevermögen / Betriebs- und Geschäftsausstattung Mehrungen: Soll Minderungen: Haben Abschluss: über das Schlussbilanzkonto Bilanz: Aktivseite – Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung GuV: Das Konto 0420 selbst wird nicht direkt über die GuV abgeschlossen

Ein vorhandener Anfangsbestand steht auf der Sollseite.

Was zeigt der Saldo des Kontos?

Der Saldo von Konto 0420 zeigt den buchhalterischen Wert der hier erfassten Büroeinrichtung nach den bisher vorgenommenen Abschreibungen und sonstigen Wertminderungen.

Mit jeder planmäßigen Abschreibung sinkt dieser Buchwert.

Typische Fehler

Alles fürs Büro auf 0420 buchen

Nur weil etwas im Büro verwendet wird, gehört es nicht automatisch zur Büroeinrichtung des Anlagevermögens. Verbrauchsmaterial, Dienstleistungen oder laufende Kosten müssen anders behandelt werden.

GWG-Regelung übersehen

Bei kleineren selbstständig nutzbaren Einrichtungsgegenständen sollte geprüft werden, ob eine Behandlung als 0480 Geringwertiges Wirtschaftsgut möglich und gewünscht ist.

Den gesamten Bruttobetrag aktivieren

Bei bestehender Berechtigung zum Vorsteuerabzug wird die abzugsfähige Vorsteuer grundsätzlich separat über 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % erfasst.

Abschreibung über Bank buchen

Eine Abschreibung ist keine Zahlung. Deshalb wird bei der Abschreibung das Aufwandskonto 4830 Abschreibungen auf Sachanlagen gegen 0420 Büroeinrichtung gebucht. 1200 Bank verändert sich dabei nicht.

Reparatur als neue Büroeinrichtung aktivieren

Eine normale Reparatur eines bereits vorhandenen Möbelstücks erhöht nicht automatisch dessen aktivierten Wert. Reparatur und Anschaffung müssen voneinander unterschieden werden.

Verwandte Konten

• 0400 Betriebsausstattung – betriebliche Ausstattung
• 0410 Geschäftsausstattung – Geschäftsausstattung
• 0430 Ladeneinrichtung – Einrichtung von Verkaufs- und Ladenbereichen
• 0440 Werkzeuge – betriebliche Werkzeuge
• 0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter – selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter bei Anwendung der GWG-Regelung
• 0485 Wirtschaftsgüter (Sammelposten) – Wirtschaftsgüter bei Anwendung der Poolabschreibung
• 1200 Bank – Zahlungen über das Geschäftskonto
• 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % – abzugsfähige Vorsteuer
• 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen – offene Lieferantenrechnungen
• 4805 Reparaturen und Instandhaltung von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung – laufende Reparaturen
• 4830 Abschreibungen auf Sachanlagen – planmäßige Abschreibung entsprechender Sachanlagen

Kurz zusammengefasst

Das Konto 0420 Büroeinrichtung erfasst langlebige Büromöbel und andere Einrichtungsgegenstände des Bürobereichs, die zum Anlagevermögen gehören. Anschaffungen erhöhen das Konto im Soll, Abschreibungen und Abgänge vermindern es im Haben. Bei kleineren selbstständig nutzbaren Gegenständen sollte zusätzlich geprüft werden, ob eine Behandlung als geringwertiges Wirtschaftsgut oder über einen Sammelposten möglich ist.