Einfach erklärt
Auf 4805 Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung werden Kosten erfasst, wenn bereits vorhandene Betriebs- oder Geschäftsausstattung repariert, gewartet oder erhalten wird.
Typische Beispiele sind Reparaturen an Kopierern, Büromöbeln, Verkaufstheken, Regalsystemen und sonstiger BGA.
Merksatz
Vorhandene sonstige BGA wieder heil machen oder erhalten = 4805. Neue BGA oder wesentliche Erweiterung = Aktivierung prüfen.
Soll oder Haben?
Reparatur- oder Instandhaltungsaufwand → Soll. Gutschrift oder Korrektur → Haben.
Normale Kontoseite
Soll
Praxisbeispiel
Ein Kopierer auf 0410 Geschäftsausstattung wird repariert.
800,00 € netto 152,00 € Umsatzsteuer
4805 Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung 800,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 152,00 € an 1200 Bank 952,00 €
Reparatur oder Neuanschaffung?
Neu kaufen → Anlagekonto prüfen. Vorhandenen Gegenstand wiederherstellen → 4805.
Nachträgliche Anschaffungskosten
Wird ein vorhandener Gegenstand wesentlich erweitert oder erheblich verbessert, kann eine Aktivierung erforderlich sein.
Merksatz: Kaputt → wieder wie vorher = Reparatur. Danach dauerhaft mehr können als vorher = Aktivierung prüfen.
Besseres Ersatzteil
Ein moderneres Ersatzteil führt nicht automatisch zu nachträglichen Anschaffungskosten. Entscheidend ist die wirtschaftliche Funktion.
4805 oder 4800?
Technische Anlagen und Maschinen → 4800. Sonstige Anlagen sowie Betriebs- und Geschäftsausstattung → 4805.
Hard- und Softwarewartung
Für entsprechende Wartungsverträge existiert 4806 Wartungskosten für Hard- und Software.
Buchwert 0
Auch ein vollständig abgeschriebener Vermögensgegenstand kann weiter genutzt und repariert werden.
Versicherungsentschädigung
Reparaturaufwand und Versicherungsentschädigung werden getrennt dargestellt. Für die Entschädigung kann 2742 relevant sein.
Vorausbezahlte Wartung
Betrifft eine bereits bezahlte Wartung wirtschaftlich das Folgejahr, kann 0980 Aktive Rechnungsabgrenzung erforderlich sein.
Was wird typischerweise auf Konto 4805 gebucht?
- Reparatur von Geschäftsausstattung
- Reparatur von Büro- und Ladeneinrichtung
- Wartung sonstiger BGA
- Austausch defekter Einzelteile
Die Zuordnung hängt immer vom tatsächlichen wirtschaftlichen Inhalt des Geschäftsvorfalls ab. Ein Belegname allein entscheidet nicht über das richtige Konto.
Was gehört typischerweise nicht auf Konto 4805?
Wenn ein spezielleres Konto vorhanden ist, ist dieses grundsätzlich aussagekräftiger als ein allgemeineres Sammel- oder Auffangkonto.
Kontoart und Abschluss
Kontonummer: 4805 Kontenbezeichnung: Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung Kontenart: Aufwandskonto Kategorie: Reparaturen und Instandhaltungen Normale Kontoseite: Soll Abschluss: GuV Bilanz: Nicht in der Bilanz als eigener Posten GuV: Sonstige betriebliche Aufwendungen
Was zeigt der Saldo des Kontos?
Der Saldo von Konto 4805 zeigt die im Geschäftsjahr auf diesem Konto erfassten Geschäftsvorfälle nach Berücksichtigung von Korrekturen und Gegenbuchungen.
Bei der Auswertung muss die Kontoart berücksichtigt werden: Bei Aufwands- und Ertragskonten ist der Saldo Teil der Erfolgsermittlung; bei Bestands- und Steuerkonten beschreibt er dagegen einen Bilanz- beziehungsweise Verrechnungsposten.
Ein ungewöhnlich hoher oder untypischer Saldo ist ein guter Anlass, die Einzelbuchungen auf Fehlkontierungen, fehlende Korrekturen und die Verwendung speziellerer Konten zu prüfen.
Typische Fehler
Neuanschaffung als Reparatur buchen
Dieser Punkt sollte beim Buchen geprüft werden. Entscheidend ist der tatsächliche wirtschaftliche Sachverhalt und nicht nur die Bezeichnung auf dem Beleg.
Echte Erweiterung als laufenden Aufwand behandeln
Dieser Punkt sollte beim Buchen geprüft werden. Entscheidend ist der tatsächliche wirtschaftliche Sachverhalt und nicht nur die Bezeichnung auf dem Beleg.
Reparaturkosten zum Buchwert addieren
Dieser Punkt sollte beim Buchen geprüft werden. Entscheidend ist der tatsächliche wirtschaftliche Sachverhalt und nicht nur die Bezeichnung auf dem Beleg.
Vollständig abgeschriebenen Gegenstand nicht mehr reparieren wollen
Dieser Punkt sollte beim Buchen geprüft werden. Entscheidend ist der tatsächliche wirtschaftliche Sachverhalt und nicht nur die Bezeichnung auf dem Beleg.
Versicherungsentschädigung mit Reparaturaufwand saldieren
Dieser Punkt sollte beim Buchen geprüft werden. Entscheidend ist der tatsächliche wirtschaftliche Sachverhalt und nicht nur die Bezeichnung auf dem Beleg.
Dokumentation und Belegprüfung
Auch bei einem scheinbar eindeutigen Konto sollte der Beleg so dokumentiert sein, dass ein Dritter den Geschäftsvorfall nachvollziehen kann.
Wichtig sind je nach Sachverhalt insbesondere:
- Rechnungsdatum und Leistungsdatum
- Lieferant beziehungsweise Kunde
- Leistungsbeschreibung
- Netto-, Steuer- und Bruttobetrag
- verwendeter Steuersatz
- betrieblicher Zweck
- gegebenenfalls Vertrags- oder Zahlungsbedingungen
Bei steuerlichen Sonderfällen ersetzt die Kontonummer niemals die Prüfung der gesetzlichen Voraussetzungen.
Verwandte Konten
- 0400 Betriebsausstattung
- 0410 Geschäftsausstattung
- 0420 Büroeinrichtung
- 0430 Ladeneinrichtung
- 0440 Werkzeuge
- 0980 Aktive Rechnungsabgrenzung
- 2742 Versicherungsentschädigungen und Schadenersatzleistungen
- 4800 Reparaturen und Instandhaltungen von technischen Anlagen und Maschinen
- 4806 Wartungskosten für Hard- und Software
- 4830 Abschreibungen auf Sachanlagen
Kurz zusammengefasst
Das Konto 4805 Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung erfasst Aufwendungen für Reparatur, Wartung und Erhaltung bereits vorhandener anderer Anlagen sowie Betriebs- und Geschäftsausstattung.
Kurzform: Vorhandene sonstige BGA wieder heil machen oder erhalten = 4805. Neue BGA oder wesentliche Erweiterung = Aktivierung prüfen.