Aktive Rechnungsabgrenzung

Einfach erklärt

Das Konto 0980 Aktive Rechnungsabgrenzung wird verwendet, wenn ein Unternehmen bereits vor dem Bilanzstichtag bezahlt, der dazugehörige Aufwand aber ganz oder teilweise in das nächste Geschäftsjahr gehört.

Typische Fälle sind beispielsweise im Voraus bezahlte:

• Versicherungen
• Mieten
• Wartungsverträge
• Abonnements
• Beiträge
• Lizenzen

Das Geld ist also bereits abgeflossen, wirtschaftlich wurde die Leistung aber noch nicht vollständig verbraucht.

Der Teil, der das nächste Geschäftsjahr betrifft, wird deshalb zum Jahresende aus dem Aufwand herausgenommen und als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz ausgewiesen.

Das Konto 0980 ist ein aktives Bestandskonto.

Soll oder Haben?

Für Konto 0980 gelten die Regeln eines aktiven Bestandskontos:

• Aktive Rechnungsabgrenzung wird gebildet oder erhöht → Soll
• Aktive Rechnungsabgrenzung wird im Folgejahr aufgelöst → Haben

Merksatz

Schon bezahlt, aber Aufwand erst später = aktive Rechnungsabgrenzung.

Warum braucht man eine aktive Rechnungsabgrenzung?

Aufwendungen sollen grundsätzlich dem Geschäftsjahr zugeordnet werden, zu dem sie wirtschaftlich gehören.

Angenommen, ein Unternehmen bezahlt im Dezember eine Versicherung, die auch noch mehrere Monate des folgenden Jahres abdeckt.

Würde der gesamte Betrag sofort als Aufwand des alten Jahres stehen bleiben, wäre dessen Gewinn zu niedrig und der Aufwand des neuen Jahres zu niedrig.

Deshalb wird der Anteil für das kommende Geschäftsjahr abgegrenzt.

Praxisbeispiel 1: Versicherung im Voraus bezahlt

Ein Unternehmen bezahlt am 1. Dezember eine Versicherung für zwölf Monate im Voraus.

Der Zeitraum läuft vom 1. Dezember bis zum 30. November des Folgejahres.

Der Gesamtbetrag beträgt 1.200,00 €.

Davon gehören:

• 100,00 € in den Dezember des aktuellen Jahres
• 1.100,00 € in das folgende Geschäftsjahr

Zunächst wurde die Zahlung vollständig als Versicherungsaufwand gebucht.

Ursprüngliche Zahlung

4360 Versicherungen 1.200,00 € an 1200 Bank 1.200,00 €

Am Jahresende müssen die 1.100,00 € herausgerechnet werden, die wirtschaftlich erst zum nächsten Jahr gehören.

Bildung der aktiven Rechnungsabgrenzung

0980 Aktive Rechnungsabgrenzung 1.100,00 € an 4360 Versicherungen 1.100,00 €

Dadurch bleiben im alten Geschäftsjahr nur noch 100,00 € Versicherungsaufwand übrig.

Die übrigen 1.100,00 € erscheinen zunächst als Vermögensposten in der Bilanz.

Warum steht 0980 im Soll?

Die aktive Rechnungsabgrenzung gehört auf die Aktivseite der Bilanz.

Das Unternehmen hat bereits bezahlt, besitzt wirtschaftlich aber noch einen Anspruch auf zukünftige Leistungen.

Beim Versicherungsbeispiel wurden elf Monate Versicherungsschutz bezahlt, die am Bilanzstichtag noch nicht verbraucht sind.

Dieser zukünftige wirtschaftliche Nutzen wird über Konto 0980 dargestellt.

Auflösung im nächsten Geschäftsjahr

Im neuen Geschäftsjahr wird die aktive Rechnungsabgrenzung wieder aufgelöst.

Dadurch wird der zuvor abgegrenzte Betrag jetzt als Aufwand des neuen Geschäftsjahres berücksichtigt.

Buchungssatz

4360 Versicherungen 1.100,00 € an 0980 Aktive Rechnungsabgrenzung 1.100,00 €

Das Konto 0980 wird im Haben vermindert und der Versicherungsaufwand erscheint nun im richtigen Geschäftsjahr.

Der komplette Ablauf auf einen Blick

1. Zahlung

Das Unternehmen bezahlt eine Rechnung im Voraus.

Aufwand an 1200 Bank

2. Jahresabschluss

Der Anteil, der in das nächste Geschäftsjahr gehört, wird aus dem Aufwand herausgenommen.

0980 Aktive Rechnungsabgrenzung an Aufwand

3. Folgejahr

Die Abgrenzung wird wieder zum Aufwand.

Aufwand an 0980 Aktive Rechnungsabgrenzung

Merksatz

Bezahlen → abgrenzen → im richtigen Jahr als Aufwand erfassen.

Praxisbeispiel 2: Miete im Voraus

Ein Unternehmen zahlt am 20. Dezember bereits die Büromiete für Januar des nächsten Jahres in Höhe von 2.000,00 €.

Das Geld fließt noch im Dezember vom Bankkonto ab. Wirtschaftlich gehört die Miete aber vollständig in das kommende Geschäftsjahr.

Wurde die Zahlung zunächst als Mietaufwand erfasst, muss sie zum Jahresabschluss vollständig abgegrenzt werden.

Zahlung

4210 Miete 2.000,00 € an 1200 Bank 2.000,00 €

Abgrenzung zum Jahresende

0980 Aktive Rechnungsabgrenzung 2.000,00 € an 4210 Miete 2.000,00 €

Damit belastet die Januarmiete nicht den Gewinn des alten Geschäftsjahres.

Auflösung im neuen Jahr

4210 Miete 2.000,00 € an 0980 Aktive Rechnungsabgrenzung 2.000,00 €

Jetzt erscheint der Mietaufwand in dem Jahr, zu dem er tatsächlich gehört.

Wann liegt eine aktive Rechnungsabgrenzung vor?

Für einen aktiven Rechnungsabgrenzungsposten müssen mehrere Dinge zusammenkommen:

1. Die Ausgabe erfolgt vor dem Bilanzstichtag.
2. Der Aufwand gehört ganz oder teilweise in eine Zeit nach dem Bilanzstichtag.
3. Der Zeitraum, auf den sich die Zahlung bezieht, ist zeitlich bestimmbar.

Das klassische Beispiel ist deshalb eine Vorauszahlung für einen genau bestimmten zukünftigen Zeitraum.

Wichtig: Zahlung und Aufwand sind nicht dasselbe

Das Konto 0980 zeigt sehr schön, dass Geldfluss und Aufwand zeitlich auseinanderfallen können.

Nur weil am 20. Dezember Geld vom Konto abgeht, muss dadurch nicht automatisch Aufwand für Dezember entstehen.

Beispiel

Eine Jahresversicherung wird vollständig im Voraus bezahlt.

Zahlung: sofort Aufwand: verteilt auf den Versicherungszeitraum

Die Buchhaltung muss deshalb nicht nur betrachten, wann bezahlt wurde, sondern auch, wann die Leistung wirtschaftlich verbraucht wird.

Aktive oder passive Rechnungsabgrenzung?

Aktive und passive Rechnungsabgrenzung werden leicht verwechselt.

Aktive Rechnungsabgrenzung

Das Unternehmen hat bereits bezahlt, der Aufwand gehört aber ganz oder teilweise in die Zukunft.

Beispiel: Eine Versicherung für das nächste Jahr wird im Voraus bezahlt.

→ 0980 Aktive Rechnungsabgrenzung

Passive Rechnungsabgrenzung

Das Unternehmen hat bereits Geld erhalten, der dazugehörige Ertrag gehört aber ganz oder teilweise in die Zukunft.

Dafür gibt es im SKR03 0990 Passive Rechnungsabgrenzung.

Merksatz

ARA: Geld ist raus – Aufwand kommt später. PRA: Geld ist drin – Ertrag kommt später.

Aktive Rechnungsabgrenzung oder Forderung?

Eine aktive Rechnungsabgrenzung ist keine normale 1400 Forderung aus Lieferungen und Leistungen.

Bei einer Forderung schuldet beispielsweise ein Kunde dem Unternehmen noch Geld.

Bei einer aktiven Rechnungsabgrenzung hat das Unternehmen dagegen selbst bereits bezahlt und ordnet einen Teil dieser Zahlung einem zukünftigen Zeitraum zu.

Aktive Rechnungsabgrenzung oder Anzahlung?

Auch eine geleistete Anzahlung ist nicht automatisch eine aktive Rechnungsabgrenzung.

Entscheidend ist der wirtschaftliche Sachverhalt.

Die aktive Rechnungsabgrenzung betrifft insbesondere bereits geleistete Ausgaben, die Aufwand für einen bestimmten Zeitraum nach dem Bilanzstichtag darstellen.

Eine Anzahlung kann dagegen beispielsweise auf die spätere Lieferung einer Maschine oder Ware geleistet werden. Dann gelten andere Bilanzierungs- und Buchungsregeln.

Was wird typischerweise über Konto 0980 abgegrenzt?

Typische Fälle sind im Voraus bezahlte:

• Versicherungsbeiträge
• Mieten
• Leasing- oder Nutzungsentgelte
• Wartungsverträge
• Software- und Lizenzgebühren
• Abonnements
• Mitgliedsbeiträge
• sonstige zeitbezogene Aufwendungen

Entscheidend ist immer, dass ein Teil des bereits bezahlten Betrags wirtschaftlich einen Zeitraum nach dem Bilanzstichtag betrifft.

Umsatzsteuer bei der Rechnungsabgrenzung

Bei der Bildung der aktiven Rechnungsabgrenzung wird grundsätzlich nicht einfach die gesamte ursprüngliche Bruttozahlung abgegrenzt.

Ist das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt und wurde die Vorsteuer bereits ordnungsgemäß erfasst, betrifft die zeitliche Abgrenzung grundsätzlich den Aufwandsanteil.

Die bereits gebuchte 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % wird nicht allein deshalb erneut verändert, weil ein Aufwand zeitlich abgegrenzt wird.

Kontoart und Abschluss

Kontonummer: 0980 Kontenart: Aktives Bestandskonto Kontenklasse: 0 Bereich: Rechnungsabgrenzung Normale Kontoseite: Soll Bildung und Erhöhung: Soll Auflösung und Verminderung: Haben Abschluss: über das Schlussbilanzkonto Bilanz: Aktivseite – Rechnungsabgrenzungsposten GuV: Konto 0980 selbst ist kein Aufwandskonto

Was zeigt der Saldo des Kontos?

Der Saldo von Konto 0980 zeigt zum Bilanzstichtag den Teil bereits geleisteter Ausgaben, der wirtschaftlich erst zukünftige Geschäftsjahre betrifft.

Dieser Betrag wird auf der Aktivseite der Bilanz ausgewiesen und im entsprechenden Folgezeitraum wieder aufgelöst.

Typische Fehler

Nur auf das Zahlungsdatum schauen

Ein Aufwand gehört nicht automatisch in das Jahr, in dem das Geld bezahlt wurde. Entscheidend ist auch, zu welchem Zeitraum die Leistung wirtschaftlich gehört.

Den gesamten Betrag im alten Jahr als Aufwand stehen lassen

Wurde beispielsweise eine Versicherung für mehrere Monate des Folgejahres vorausbezahlt, muss der zukünftige Anteil abgegrenzt werden.

ARA und PRA verwechseln

Bei der aktiven Rechnungsabgrenzung hat das Unternehmen bereits gezahlt. Bei 0990 Passiver Rechnungsabgrenzung hat das Unternehmen bereits Geld erhalten.

Die Vorsteuer erneut abgrenzen

Die zeitliche Rechnungsabgrenzung betrifft grundsätzlich den Aufwand. Bereits ordnungsgemäß gebuchte abzugsfähige Vorsteuer wird nicht allein wegen der Rechnungsabgrenzung erneut gebucht.

Jede Vorauszahlung auf 0980 buchen

Nicht jede Vorauszahlung ist automatisch ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten. Entscheidend ist, ob eine Ausgabe vor dem Bilanzstichtag vorliegt, die Aufwand für einen bestimmten Zeitraum danach darstellt.

0980 beim Bezahlen erneut ansprechen

Das Konto 0980 wird nicht deshalb gebucht, weil irgendeine Zahlung stattfindet. Es dient der zeitlichen Abgrenzung von Aufwand zwischen Geschäftsjahren.

Verwandte Konten

• 0990 Passive Rechnungsabgrenzung – Einnahmen vor dem Bilanzstichtag, die Ertrag eines späteren Zeitraums darstellen
• 1200 Bank – tatsächlicher Zahlungsfluss
• 4210 Miete – Beispiel für einen zeitlich abzugrenzenden Aufwand
• 4360 Versicherungen – häufiges Praxisbeispiel für vorausbezahlte Aufwendungen
• 1400 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen – offene Kundenforderungen, nicht mit Rechnungsabgrenzung zu verwechseln
• 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % – bereits erfasste abzugsfähige Vorsteuer

Kurz zusammengefasst

Das Konto 0980 Aktive Rechnungsabgrenzung sorgt dafür, dass bereits bezahlte Ausgaben dem richtigen Geschäftsjahr als Aufwand zugeordnet werden. Betrifft ein Teil einer Zahlung einen Zeitraum nach dem Bilanzstichtag, wird dieser Anteil auf 0980 im Soll abgegrenzt. Im Folgejahr wird der Rechnungsabgrenzungsposten im Haben wieder aufgelöst und als Aufwand erfasst.

Kurzform: Schon bezahlt, aber erst später Aufwand = aktive Rechnungsabgrenzung.