4640 Repräsentationskosten

Einfach erklärt

4640 Repräsentationskosten erfasst betrieblich veranlasste und angemessene Aufwendungen für geschäftliche Außendarstellung oder Beziehungspflege, wenn kein spezielleres Konto besser passt.

Gerade hier müssen betriebliche Veranlassung, mögliche private Mitveranlassung, Angemessenheit und die Abgrenzung zu Werbung, Geschenken und Bewirtung sorgfältig geprüft werden.

Merksatz

Angemessene betriebliche Repräsentation ohne spezielleres Konto = 4640. Werbung, Geschenk und Bewirtung vorher abgrenzen.

Soll oder Haben?

Abzugsfähiger Repräsentationsaufwand → Soll. Korrektur oder Gutschrift → Haben.

Normale Kontoseite

Soll

Praxisbeispiel

Ein angemessener betrieblicher Repräsentationsaufwand kostet:

100,00 € netto 19,00 € Umsatzsteuer

Bei bestehendem Vorsteuerabzugsrecht:

4640 Repräsentationskosten 100,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00 € an 1200 Bank 119,00 €

Angemessenheit

Betriebliche Veranlassung bedeutet nicht automatisch, dass jede Höhe steuerlich abzugsfähig ist. Ein unangemessener Teil kann nicht abzugsfähig sein. Dafür kann 4655 Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben aus Werbe- und Repräsentationskosten relevant sein.

Keine allgemeine Eurogrenze

Es gibt keine pauschale Grenze, bis zu der Repräsentationskosten immer angemessen wären. Unternehmensgröße, Branche, Anlass und wirtschaftlicher Nutzen spielen eine Rolle.

Geschenke

Gezielte Sachzuwendungen an Geschäftspartner müssen nach den Geschenkeregeln beurteilt werden.

Bewirtung

Ein Geschäftsessen gehört in den Bewirtungsbereich, insbesondere 4650 Bewirtungskosten und gegebenenfalls 4654 Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten.

Dokumentation

Bei ungewöhnlichen Repräsentationsausgaben sollte der betriebliche Anlass besonders gut dokumentiert werden.

Was wird typischerweise auf Konto 4640 gebucht?

angemessene betriebliche Repräsentationsaufwendungen
bestimmte geschäftliche Beziehungspflege ohne spezielleres Konto

Die Zuordnung hängt immer vom tatsächlichen wirtschaftlichen Inhalt des Geschäftsvorfalls ab. Ein Belegname allein entscheidet nicht über das richtige Konto.

Was gehört typischerweise nicht auf Konto 4640?

klassische Werbung → 4600
Streuartikel → 4605
Geschenke → Geschenkkonten
Bewirtung → 4650
nicht abzugsfähige Repräsentation → 4655

Wenn ein spezielleres Konto vorhanden ist, ist dieses grundsätzlich aussagekräftiger als ein allgemeineres Sammel- oder Auffangkonto.

Kontoart und Abschluss

Kontonummer: 4640 Kontenbezeichnung: Repräsentationskosten Kontenart: Aufwandskonto Kategorie: Betriebliche Aufwendungen / Repräsentation Normale Kontoseite: Soll Abschluss: GuV Bilanz: Nicht in der Bilanz als eigener Posten GuV: Sonstige betriebliche Aufwendungen

Was zeigt der Saldo des Kontos?

Der Saldo von Konto 4640 zeigt die im Geschäftsjahr auf diesem Konto erfassten Geschäftsvorfälle nach Berücksichtigung von Korrekturen und Gegenbuchungen.

Bei der Auswertung muss die Kontoart berücksichtigt werden: Bei Aufwands- und Ertragskonten ist der Saldo Teil der Erfolgsermittlung; bei Bestands- und Steuerkonten beschreibt er dagegen einen Bilanz- beziehungsweise Verrechnungsposten.

Ein ungewöhnlich hoher oder untypischer Saldo ist ein guter Anlass, die Einzelbuchungen auf Fehlkontierungen, fehlende Korrekturen und die Verwendung speziellerer Konten zu prüfen.