Löhne und Gehälter

Einfach erklärt

Das Konto 4100 Löhne und Gehälter erfasst den Personalaufwand für die Arbeitsleistung der Beschäftigten eines Unternehmens.

Gemeint ist grundsätzlich der Bruttoarbeitslohn – also nicht nur der Betrag, der am Monatsende tatsächlich auf dem Bankkonto des Arbeitnehmers landet.

Zum Bruttolohn beziehungsweise Bruttogehalt können beispielsweise gehören:

• laufende Monatsgehälter
• Stundenlöhne
• vergütete Überstunden
• bestimmte Zuschläge und Zulagen
• Provisionen und andere arbeitslohnbezogene Vergütungen, soweit kein spezielleres Konto verwendet wird

Vom Bruttolohn werden anschließend beispielsweise Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung und Lohnsteuer einbehalten.

Diese Abzüge verändern aber nicht die Höhe des ursprünglich entstandenen Personalaufwands.

Merksatz

4100 zeigt grundsätzlich den Bruttolohn beziehungsweise das Bruttogehalt – nicht nur die Nettoauszahlung.

Soll oder Haben?

4100 ist ein Aufwandskonto.

Deshalb gilt grundsätzlich:

• Lohn- oder Gehaltsaufwand entsteht → Soll
• Korrektur oder Rückbuchung → Haben

Die normale Kontoseite ist:

Soll

Merksatz

Personalaufwand = Soll.

Praxisbeispiel 1: Einfaches Bruttogehalt

Ein Arbeitnehmer erhält für einen Monat ein Bruttogehalt von:

4.000,00 €

Der Personalaufwand des Unternehmens beträgt zunächst:

4.000,00 €

Dieser Betrag wird auf 4100 erfasst.

Die spätere Nettoauszahlung ist dagegen niedriger, weil vom Bruttogehalt verschiedene Arbeitnehmerabzüge einbehalten werden.

Vereinfachte Lohnbuchungslogik

Angenommen, vom Bruttogehalt entfallen vereinfacht:

• 600,00 € auf Lohn- und Kirchensteuer
• 800,00 € auf Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung
• 2.600,00 € verbleiben als Nettoentgelt

Dann kann die vereinfachte Buchungslogik lauten:

4100 Löhne und Gehälter 4.000,00 € an 1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 2.600,00 € an 1741 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer 600,00 € an 1742 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit 800,00 €

Damit wird der vollständige Brutto-Personalaufwand erfasst.

Merksatz

Brutto ist Aufwand. Netto ist nur der Teil, der direkt an den Arbeitnehmer ausgezahlt wird.

Warum wird nicht nur der Nettolohn als Aufwand gebucht?

Der Arbeitnehmer hat einen Bruttoarbeitslohn von beispielsweise:

4.000,00 €

Dieser Betrag wurde durch seine Arbeitsleistung verdient.

Dass das Unternehmen Teile davon für:

• Lohnsteuer
• Kirchensteuer
• Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung

zurückbehält und an andere Stellen weiterleitet, macht diese Beträge nicht zu weniger Arbeitslohn.

Das Unternehmen bezahlt einen Teil des Bruttolohns lediglich nicht direkt an den Arbeitnehmer, sondern führt ihn für ihn an Finanzamt und Sozialversicherungsträger ab.

Merksatz

Arbeitnehmerabzüge ändern den Zahlungsweg – nicht den Bruttoaufwand.

Auszahlung des Nettolohns

Nach der Lohnabrechnung besteht eine Verbindlichkeit gegenüber dem Arbeitnehmer.

Angenommen, das auszuzahlende Nettoentgelt beträgt:

2.600,00 €

Bei der Überweisung wird dann beispielsweise gebucht:

1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 2.600,00 € an 1200 Bank 2.600,00 €

Dabei entsteht kein neuer Lohnaufwand.

Der Aufwand wurde bereits bei der Lohnabrechnung auf 4100 erfasst.

Merksatz

Lohnabrechnung erzeugt Aufwand und Verbindlichkeiten. Auszahlung begleicht nur die Verbindlichkeit.

Zahlung der Lohnsteuer

Auch die einbehaltene Lohnsteuer wurde bei der Lohnabrechnung bereits als Verbindlichkeit erfasst.

Wenn sie später an das Finanzamt überwiesen wird, lautet die Buchungslogik beispielsweise:

1741 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer an 1200 Bank

Auch hierbei entsteht kein neuer Personalaufwand.

Wichtig

Die Lohnsteuer ist grundsätzlich eine Steuer des Arbeitnehmers, die der Arbeitgeber einbehält und an das Finanzamt abführt.

Sie ist deshalb nicht einfach ein zusätzlicher eigener Steueraufwand des Unternehmens.

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Auch Sozialversicherungsbeiträge werden im Rahmen der Lohnabrechnung auf entsprechenden Verbindlichkeitskonten erfasst.

Bei späterer Zahlung werden diese Verbindlichkeiten ausgeglichen.

Vereinfachte Buchung

1742 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit an 1200 Bank

Der Zahlungszeitpunkt darf nicht mit dem Zeitpunkt der Entstehung des Personalaufwands verwechselt werden.

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung gehören nicht auf 4100

Neben dem Bruttoarbeitslohn entstehen für den Arbeitgeber zusätzliche gesetzliche Sozialaufwendungen.

Dazu gehören insbesondere Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung.

Diese sind zusätzlicher Personalaufwand und nicht Bestandteil des Bruttogehalts auf 4100.

Dafür existieren eigene Konten im Bereich der sozialen Aufwendungen.

Ein wichtiges Konto ist beispielsweise:

4130 Gesetzliche soziale Aufwendungen

Beispiel

Bruttogehalt:

4.000,00 €

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung im Beispiel:

800,00 €

Dann beträgt der gesamte Personalaufwand des Unternehmens bereits:

4.800,00 €

Davon:

• 4.000,00 € Löhne und Gehälter → 4100
• 800,00 € Arbeitgeber-Sozialaufwand → 4130 beziehungsweise passende Sozialaufwandskonten

Merksatz

Bruttolohn ist nicht gleich gesamte Arbeitgeberkosten.

Praxisbeispiel 2: Gesamte Arbeitgeberkosten

Ein Mitarbeiter erhält:

3.500,00 € Bruttogehalt

Zusätzlich entstehen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung von beispielsweise:

700,00 €

Dann beträgt der Personalaufwand insgesamt:

4.200,00 €

Davon entfallen:

3.500,00 € auf 4100 Löhne und Gehälter

und:

700,00 € auf gesetzliche soziale Aufwendungen

Der Mitarbeiter sieht auf seiner Gehaltsabrechnung trotzdem nur sein Bruttogehalt von 3.500,00 € und die davon abgezogenen Arbeitnehmeranteile.

Warum Bruttogehalt und Arbeitgeberkosten unterschiedlich sind

Ein Arbeitnehmer mit 4.000,00 € Bruttogehalt kostet das Unternehmen normalerweise mehr als 4.000,00 €.

Zusätzlich können beispielsweise entstehen:

• Arbeitgeberanteile zur Krankenversicherung
• Arbeitgeberanteile zur Pflegeversicherung
• Arbeitgeberanteile zur Rentenversicherung
• Arbeitgeberanteile zur Arbeitslosenversicherung
• Umlagen
• Beiträge zur Berufsgenossenschaft
• weitere Personalnebenkosten

Deshalb sollte der Begriff Bruttogehalt nicht mit den gesamten Personalkosten gleichgesetzt werden.

Merksatz

Brutto ist der Arbeitslohn. Personalkosten sind Brutto plus Arbeitgebernebenkosten.

Lohn oder Gehalt – was ist der Unterschied?

Traditionell wird unterschieden zwischen:

Lohn

Vergütung, die beispielsweise anhand tatsächlich geleisteter Arbeitsstunden berechnet wird.

Gehalt

regelmäßig gleichbleibende monatliche Vergütung.

In der modernen Lohnabrechnung verschwimmen diese Begriffe teilweise.

Das Konto 4100 umfasst beide Bereiche bereits in seiner Bezeichnung:

Löhne und Gehälter

Stundenlohn

Ein Arbeitnehmer wird mit:

18,00 € pro Stunde

bezahlt.

Im Monat arbeitet er:

160 Stunden

Bruttolohn:

160 × 18,00 € =

2.880,00 €

Dieser Bruttolohn wird grundsätzlich als Personalaufwand auf 4100 erfasst.

Überstunden

Werden Überstunden vergütet, erhöhen sie grundsätzlich den Arbeitslohn.

Beispiel

Monatsgehalt:

3.000,00 €

Vergütete Überstunden:

300,00 €

Bruttoarbeitslohn insgesamt:

3.300,00 €

Soweit kein spezielleres Lohnkonto verwendet wird, kann der Betrag zum Bereich von 4100 gehören.

Zuschläge und Zulagen

Arbeitnehmer können zusätzlich zum Grundlohn beispielsweise erhalten:

• Nachtzuschläge
• Sonntagszuschläge
• Feiertagszuschläge
• Schichtzulagen
• Funktionszulagen
• Leistungszulagen

Je nach Art, steuerlicher Behandlung und verwendeter Lohnkontierung können hierfür auch speziellere Konten verwendet werden.

4100 sollte deshalb nicht automatisch sämtliche denkbaren Personalbestandteile aufnehmen, wenn der verwendete Kontenrahmen eine genauere Differenzierung vorsieht.

Merksatz

4100 ist das zentrale Lohn- und Gehaltskonto – spezielle Vergütungsarten trotzdem gesondert prüfen.

Provisionen

Provisionen von Arbeitnehmern können Arbeitslohn sein.

Beispiel

Grundgehalt Vertrieb:

3.000,00 €

Provision:

1.000,00 €

Gesamtbrutto:

4.000,00 €

Soweit die Provision Bestandteil des Arbeitslohns ist und kein spezielleres Konto verwendet wird, kann sie im Lohn- und Gehaltsbereich erfasst werden.

Provisionen an selbstständige Handelsvertreter sind dagegen ein anderer Sachverhalt.

Merksatz

Provision an Arbeitnehmer kann Lohn sein. Provision an selbstständigen Vertreter ist kein Gehalt.

Urlaubsentgelt

Während des gesetzlichen beziehungsweise vertraglichen Urlaubs erhält ein Arbeitnehmer grundsätzlich weiterhin Arbeitsentgelt.

Dieses laufende Urlaubsentgelt gehört zum Personalaufwand.

Davon zu unterscheiden ist ein zusätzliches Urlaubsgeld, für das je nach Kontierungsstruktur ein spezielleres Konto verwendet werden kann.

Merksatz

Bezahlter Urlaub ist Arbeitsentgelt. Zusätzliches Urlaubsgeld gesondert prüfen.

Weihnachtsgeld und Sonderzahlungen

Auch Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld oder andere Einmalzahlungen können Arbeitslohn darstellen.

Für solche Vergütungen können innerhalb des SKR03 speziellere Personalkonten verwendet werden.

Deshalb sollte bei einer detaillierten Buchhaltung geprüft werden, ob die Sonderzahlung auf 4100 oder einem dafür vorgesehenen Spezialkonto erfasst werden soll.

Krankheit des Arbeitnehmers

Bei Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erhält ein Arbeitnehmer unter den gesetzlichen Voraussetzungen weiterhin Arbeitslohn.

Dieser Personalaufwand ist grundsätzlich vom Unternehmen zu erfassen.

Erstattungen aufgrund bestimmter Umlageverfahren können dagegen eigene Buchungsvorgänge darstellen und sollten nicht einfach mit dem ursprünglichen Bruttolohn verrechnet werden.

Minijobber

Auch Arbeitsentgelt von geringfügig Beschäftigten ist Personalaufwand.

Für Minijobs existieren jedoch häufig eigene Konten beziehungsweise detaillierte Lohnarten und Arbeitgeberabgaben.

Deshalb sollte geprüft werden, ob für den jeweiligen Beschäftigungstyp ein speziell dafür eingerichtetes Konto verwendet wird.

Geschäftsführer einer GmbH

Ein angestellter Geschäftsführer einer GmbH kann Gehalt erhalten.

Die Zahlung ist grundsätzlich Personalaufwand der GmbH, soweit ein wirksames Dienstverhältnis und eine angemessene Vergütung vorliegen.

Je nach Kontenrahmen und Auswertungsbedarf können Geschäftsführerbezüge jedoch auf spezielleren Konten geführt werden.

Wichtig

Der Einzelunternehmer selbst kann sich dagegen nicht wie ein Arbeitnehmer seines eigenen Einzelunternehmens einen steuerlich abzugsfähigen Lohn auf 4100 zahlen.

Einzelunternehmer kann sich kein Gehalt auf 4100 buchen

Das ist eine besonders wichtige Abgrenzung.

Ein Einzelunternehmer überweist sich jeden Monat:

3.000,00 €

vom Geschäftskonto auf sein Privatkonto.

Das ist kein Lohnaufwand auf 4100.

Es handelt sich grundsätzlich um eine Privatentnahme.

Dafür existiert beispielsweise:

1801 Privatentnahmen allgemein (nur Einzelunternehmen)

Buchung

1801 Privatentnahmen allgemein (nur Einzelunternehmen) 3.000,00 € an 1200 Bank 3.000,00 €

Merksatz

Arbeitnehmer bekommen Gehalt. Der Einzelunternehmer entnimmt privat.

Gesellschafter-Geschäftsführer ist etwas anderes

Bei einer GmbH sind Gesellschaft und Gesellschafter rechtlich getrennte Personen.

Deshalb kann ein Gesellschafter-Geschäftsführer grundsätzlich ein Gehalt von der GmbH beziehen.

Allerdings müssen insbesondere bei beherrschenden Gesellschaftern besondere steuerliche Anforderungen beachtet werden.

Eine unangemessene oder nicht fremdübliche Vergütung kann beispielsweise Fragen zur verdeckten Gewinnausschüttung auslösen.

Freie Mitarbeiter gehören nicht auf 4100

Ein selbstständiger Freelancer, Berater oder Subunternehmer ist kein Arbeitnehmer des Unternehmens.

Seine Rechnung ist deshalb kein Lohn beziehungsweise Gehalt.

Beispiel

Ein selbstständiger Webdesigner stellt eine Rechnung über:

2.000,00 € netto + Umsatzsteuer

Dieser Betrag gehört nicht auf 4100, sondern auf ein zur bezogenen Leistung passendes Aufwandskonto.

Merksatz

Arbeitnehmer = Personalaufwand. Selbstständiger Auftragnehmer = Fremdleistung beziehungsweise entsprechender Aufwand.

Scheinselbstständigkeit beachten

Nur weil jemand eine Rechnung schreibt, ist er nicht automatisch selbstständig.

Ob ein Arbeitsverhältnis oder eine selbstständige Tätigkeit vorliegt, richtet sich nach den tatsächlichen rechtlichen und wirtschaftlichen Umständen.

Eine falsche Einordnung kann erhebliche Folgen für:

• Sozialversicherung
• Lohnsteuer
• Arbeitsrecht

haben.

Die Kontierung allein entscheidet nicht über den arbeitsrechtlichen Status.

4100 enthält keine Vorsteuer

Löhne und Gehälter sind keine umsatzsteuerpflichtigen Eingangsrechnungen.

Beispiel

Bruttogehalt:

4.000,00 €

Es wird nicht gerechnet:

3.361,34 € Lohnaufwand + 638,66 € Vorsteuer

Der gesamte Bruttoarbeitslohn von:

4.000,00 €

ist Personalaufwand.

1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % wird dabei nicht gebucht.

Merksatz

Lohnabrechnung hat Lohnsteuer und Sozialversicherung – aber keine Vorsteuer.

Lohnsteuer ist nicht Umsatzsteuer

Die Begriffe klingen ähnlich, haben aber völlig unterschiedliche Funktionen.

Lohnsteuer

wird vom Arbeitslohn des Arbeitnehmers einbehalten und an das Finanzamt abgeführt.

Umsatzsteuer

entsteht im Zusammenhang mit steuerbaren Umsätzen eines Unternehmers.

Auf einer Lohnabrechnung gibt es deshalb keine 19 % Umsatzsteuer auf das Gehalt.

4100 oder 4130 Gesetzliche soziale Aufwendungen?

4100

Bruttoarbeitslohn der Arbeitnehmer.

4130 Gesetzliche soziale Aufwendungen

Arbeitgeberseitige gesetzliche Sozialaufwendungen.

Beispiel

Bruttogehalt:

4.000,00 €

Arbeitgeberanteile:

800,00 €

Dann:

4100 = 4.000,00 €

4130 beziehungsweise Sozialaufwandsbereich = 800,00 €

Gesamte Arbeitgeberbelastung:

4.800,00 €

Merksatz

4100 = Lohn des Mitarbeiters. Sozialaufwand des Arbeitgebers = zusätzliches Konto.

4100 oder 1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt?

Diese beiden Konten erfüllen völlig verschiedene Aufgaben.

4100

zeigt den Personalaufwand.

1740

zeigt, welcher Nettolohn beziehungsweise welches Gehalt noch an die Arbeitnehmer ausgezahlt werden muss.

Beispiel

Bruttogehalt:

4.000,00 €

Netto:

2.600,00 €

Dann zeigt 4100 den Aufwand von 4.000,00 €.

1740 zeigt dagegen nur die entsprechende noch offene Arbeitnehmerverbindlichkeit.

4100 oder 1741 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer?

1741 ist ebenfalls kein Aufwandskonto.

Es zeigt die gegenüber dem Finanzamt bestehende Verpflichtung aus den einbehaltenen Lohn- und Kirchensteuern.

Die Zahlung an das Finanzamt vermindert anschließend diese Verbindlichkeit.

4100 oder 1742 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit?

1742 dient der Darstellung entsprechender Sozialversicherungsverbindlichkeiten.

Auch hier gilt:

Der Personalaufwand entsteht nicht erst bei Zahlung der Sozialversicherung.

Die Verbindlichkeit wird bei der Lohnabrechnung aufgebaut und später durch Zahlung ausgeglichen.

Periodengerechte Erfassung von Löhnen und Gehältern

Löhne und Gehälter gehören grundsätzlich in den Zeitraum, in dem die Arbeitnehmer ihre Arbeitsleistung erbracht haben.

Beispiel

Dezembergehalt:

4.000,00 €

Arbeitsleistung:

Dezember 2026

Auszahlung:

1. Januar 2027

Bei einem bilanzierenden Unternehmen gehört der Personalaufwand grundsätzlich trotzdem in das Jahr 2026.

Zum 31.12. besteht dann eine entsprechende Verbindlichkeit gegenüber den Arbeitnehmern.

Merksatz

Arbeitsmonat bestimmt grundsätzlich den Aufwand – nicht erst der Tag der Banküberweisung.

Praxisbeispiel 3: Dezembergehalt wird im Januar bezahlt

Bruttogehalt Dezember:

5.000,00 €

Die Lohnabrechnung wird im Dezember beziehungsweise zum Jahresabschluss erfasst.

Der Nettolohn wird erst Anfang Januar überwiesen.

Der Lohnaufwand gehört trotzdem wirtschaftlich ins alte Geschäftsjahr.

Bei der Auszahlung im Januar wird nur die bestehende Verbindlichkeit beglichen.

Merksatz

Januarzahlung kann Dezemberaufwand begleichen.

Lohnabrechnung und Bankzahlung sind zwei verschiedene Vorgänge

Dieser Unterschied ist zentral.

Vorgang 1: Lohnabrechnung

Personalaufwand entsteht.

Gleichzeitig entstehen Verbindlichkeiten gegenüber:

• Arbeitnehmer
• Finanzamt
• Sozialversicherung

Vorgang 2: Zahlungen

Diese Verbindlichkeiten werden später über das Bankkonto beglichen.

Wer beide Vorgänge vermischt, riskiert doppelte oder unvollständige Personalaufwendungen.

Rückstellungen für Personalaufwand

Nicht alle Personalaufwendungen stehen am Bilanzstichtag bereits exakt als normale Lohnverbindlichkeit fest.

Je nach Sachverhalt können beispielsweise Rückstellungen erforderlich sein, etwa für:

• noch bestehende Urlaubsansprüche
• bestimmte Bonus- oder Prämienverpflichtungen
• sonstige ungewisse Personalverpflichtungen

Diese werden nicht einfach pauschal auf 4100 als bereits ausgezahlter Lohn behandelt.

Die konkrete Rückstellungsbildung ist gesondert zu prüfen.

Erstattung von Lohnaufwendungen

Ein Unternehmen kann in bestimmten Fällen Erstattungen für zuvor entstandene Personalaufwendungen erhalten.

Beispiele können bestimmte Erstattungen nach Umlageverfahren sein.

Solche Erstattungen sollten nicht einfach dadurch dargestellt werden, dass ursprüngliche Lohnbuchungen gelöscht werden.

Je nach Kontenrahmen existieren passende Erstattungs- beziehungsweise Personalkostenkonten.

Dadurch bleibt nachvollziehbar:

• wie hoch der ursprüngliche Personalaufwand war
• wie hoch die erhaltene Erstattung ist

Personalaufwand in der GuV

Löhne und Gehälter gehören handelsrechtlich zum Personalaufwand.

In der GuV werden typischerweise getrennt ausgewiesen:

• Löhne und Gehälter
• soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und Unterstützung

4100 gehört dabei zum Bereich:

Löhne und Gehälter

Merksatz

4100 ist ein klassisches GuV-Konto des Personalaufwands.

Warum Personalkosten separat ausgewertet werden

Für viele Unternehmen sind Personalkosten einer der größten Kostenblöcke.

Die getrennte Erfassung ermöglicht Auswertungen wie:

• Personalaufwand pro Monat
• Personalaufwand im Verhältnis zum Umsatz
• Entwicklung der Durchschnittsgehälter
• Personalaufwand je Kostenstelle
• Vergleich von Lohn- und Sozialkosten

Ein deutlicher Anstieg auf 4100 kann beispielsweise entstehen durch:

• Neueinstellungen
• Gehaltserhöhungen
• mehr Arbeitsstunden
• Überstunden
• Bonuszahlungen
• tarifliche Veränderungen

Kostenstellen können sinnvoll sein

Besonders bei größeren Unternehmen kann derselbe Kontenbereich zusätzlich über Kostenstellen ausgewertet werden.

Beispiel

4100 Löhne und Gehälter:

100.000,00 €

Davon:

• Vertrieb: 30.000,00 €
• Verwaltung: 25.000,00 €
• Produktion: 45.000,00 €

Das Sachkonto zeigt den gesamten Lohn- und Gehaltsaufwand.

Die Kostenstellen zeigen, wo dieser Aufwand entstanden ist.

Was wird typischerweise auf Konto 4100 gebucht?

Typischerweise können auf 4100 erfasst werden:

• laufende Bruttogehälter
• Bruttolöhne
• Stundenlöhne
• vergütete Überstunden
• arbeitslohnbezogene Vergütungen ohne passenderes Spezialkonto
• bestimmte Zulagen und Zuschläge
• Korrekturen zuvor erfasster Löhne und Gehälter

Für besondere Lohnarten können im SKR03 jedoch speziellere Personalkonten existieren.

Was gehört typischerweise nicht auf Konto 4100?

Nicht auf 4100 gehören beispielsweise:

• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung → 4130 Gesetzliche soziale Aufwendungen beziehungsweise passende Sozialaufwandskonten
• Nettolohnverbindlichkeiten → 1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt
• Lohn- und Kirchensteuerverbindlichkeiten → 1741 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer
• Sozialversicherungsverbindlichkeiten → 1742 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit
• Privatentnahmen eines Einzelunternehmers → 1801 Privatentnahmen allgemein (nur Einzelunternehmen)
• Rechnungen selbstständiger Freelancer oder Subunternehmer
• Waren- oder Materialeinkäufe
• Umsatzsteuer und Vorsteuer
• Arbeitgeberdarlehen an Mitarbeiter

Kontoart und Abschluss

Kontonummer: 4100 Kontenbezeichnung: Löhne und Gehälter Kontenart: Aufwandskonto Kontenklasse: 4 Kategorie: Aufwand Bereich: Personalaufwand Normale Kontoseite: Soll Personalaufwand: Soll Korrektur beziehungsweise Storno: Haben Abschluss: GuV Bilanz: Nicht in der Bilanz GuV: Aufwand · Personalaufwand · Löhne und Gehälter

Was zeigt der Saldo des Kontos?

Der typische Sollsaldo von 4100 zeigt den im Geschäftsjahr auf diesem Konto erfassten Bruttoaufwand für Löhne und Gehälter.

Beispiel

Monatlicher Bruttolohn- und Gehaltsaufwand:

30.000,00 €

Zwölf Monate:

360.000,00 €

Unterstellt man keine Korrekturen, beträgt der Jahressaldo auf 4100:

360.000,00 € Soll

Dieser Betrag entspricht nicht den gesamten Personalkosten des Unternehmens, weil beispielsweise Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung zusätzlich entstehen.

Warum ein Habensaldo auffällig wäre

4100 ist ein Aufwandskonto mit normaler Sollseite.

Ein Habensaldo sollte deshalb geprüft werden.

Mögliche Ursachen können sein:

• größere Lohnkorrekturen oder Stornierungen
• Erstattungen wurden falsch auf 4100 gebucht
• Soll und Haben wurden vertauscht
• falsche Eröffnungs- oder Abschlussbuchung

Ein Habensaldo ist nicht technisch unmöglich, sollte bei einem normalen Lohnaufwandskonto aber nachvollziehbar sein.

Typische Fehler

Nur den Nettolohn auf 4100 buchen

Der Personalaufwand richtet sich grundsätzlich nach dem Bruttoarbeitslohn.

Gesamte Bankabbuchung als Lohnaufwand buchen

Nettolohnzahlung, Lohnsteuer und Sozialversicherung sind Zahlungen bestehender Verbindlichkeiten und nicht jedes Mal neuer Aufwand.

Arbeitgeberanteile in 4100 hineinmischen

Diese gehören zum Bereich der sozialen Aufwendungen.

Lohnsteuer als zusätzlichen Arbeitgeberaufwand behandeln

Die vom Arbeitnehmer einbehaltene Lohnsteuer ist Bestandteil seines Bruttolohns und wird als Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt weitergeleitet.

Vorsteuer aus Gehältern berechnen

Arbeitslohn enthält keine 19 % Vorsteuer.

Auszahlung nochmals als Aufwand buchen

Der Aufwand entstand bereits bei der Lohnabrechnung.

Einzelunternehmerlohn auf 4100 buchen

Entnahmen des Einzelunternehmers sind keine Gehaltsaufwendungen seines eigenen Einzelunternehmens.

Freelancerrechnung als Gehalt behandeln

Ein selbstständiger Auftragnehmer ist grundsätzlich kein Arbeitnehmer.

Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung verwechseln

Arbeitnehmeranteile sind Bestandteil des Bruttolohns und werden einbehalten. Arbeitgeberanteile sind zusätzlicher Aufwand des Unternehmens.

Dezemberlohn erst im Januar als Aufwand buchen

Bei Bilanzierung muss der Aufwand periodengerecht dem Zeitraum der Arbeitsleistung zugeordnet werden.

Spezialkonten ignorieren

Für bestimmte Vergütungsarten und Personalaufwendungen können speziellere Konten existieren.

Verwandte Konten

• 1200 Bank – Auszahlung von Nettolöhnen und Abführung von Verbindlichkeiten
• 1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt – noch auszuzahlende Nettoentgelte
• 1741 Verbindlichkeiten aus Lohn- und Kirchensteuer – einbehaltene und noch abzuführende Lohn- und Kirchensteuer
• 1742 Verbindlichkeiten im Rahmen der sozialen Sicherheit – entsprechende Sozialversicherungsverbindlichkeiten
• 1801 Privatentnahmen allgemein (nur Einzelunternehmen) – Entnahmen des Einzelunternehmers statt eigenem Gehalt
• 4130 Gesetzliche soziale Aufwendungen – insbesondere gesetzliche Arbeitgeber-Sozialaufwendungen

Kurz zusammengefasst

Das Konto 4100 Löhne und Gehälter erfasst grundsätzlich den Bruttoarbeitslohn der Arbeitnehmer eines Unternehmens. Es handelt sich um ein Aufwandskonto mit normaler Sollseite und Abschluss über die GuV. Arbeitnehmeranteile zur Sozialversicherung sowie Lohn- und Kirchensteuer werden aus dem Bruttolohn einbehalten und als Verbindlichkeiten erfasst; sie vermindern nicht den auf 4100 erfassten Brutto-Personalaufwand. Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung sind zusätzlicher Personalaufwand und gehören auf entsprechende Sozialaufwandskonten. Die spätere Auszahlung des Nettolohns beziehungsweise die Abführung von Steuern und Sozialversicherung erzeugt keinen zweiten Lohnaufwand.

Kurzform: Bruttolohn beziehungsweise Bruttogehalt = 4100 im Soll. Nettoauszahlung ist nicht der gesamte Aufwand. Arbeitgeber-Sozialkosten kommen zusätzlich dazu.