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SKR03 · KONTO 4985

Werkzeuge und Kleingeräte

Das Konto 4985 Werkzeuge und Kleingeräte erfasst kleinere Werkzeuge, Geräte und Arbeitsmittel, die unmittelbar als betrieblicher Aufwand behandelt werden und nicht auf einem Anlagenkonto aktiviert werden. Typische Beispiele sind kleinere Handwerkzeuge wie Hämmer, Zangen, Schraubendreher, Feilen oder günstige Bohrmaschinen. 4985 ist ein Aufwandskonto mit normaler Sollseite und wird über die GuV abgeschlossen. Höherwertige oder aktivierungspflichtige Werkzeuge gehören dagegen beispielsweise auf 0440 Werkzeuge, 0220 Maschinengebundene Werkzeuge oder in den Bereich der geringwertigen Wirtschaftsgüter.

Das Konto auf einen Blick

Kontoart
Aufwandskonto
Kategorie
Aufwand
Normale Seite
Soll
Abschluss
GuV
Bilanz
Nicht in der Bilanz
GuV
Aufwand

Einfach erklärt

Das Konto 4985 Werkzeuge und Kleingeräte wird für kleinere betriebliche Werkzeuge und Geräte verwendet, die direkt als Aufwand behandelt werden.

Typische Beispiele können sein:

  • Hammer
  • Zangen
  • Schraubendreher
  • Schraubenschlüssel
  • Feilen
  • Sägen
  • kleine Bohrmaschinen
  • Schleifwerkzeuge
  • kleinere Mess- und Handwerkzeuge
  • sonstige kleinere betriebliche Geräte

Der entscheidende Unterschied zu einem Anlagenkonto lautet:

Ein auf 4985 gebuchter Gegenstand wird nicht als Vermögenswert im Anlagevermögen aktiviert, sondern unmittelbar als Aufwand des Geschäftsjahres erfasst.

Merksatz

Kleines Werkzeug direkt als Aufwand = 4985 prüfen.

Soll oder Haben?

4985 ist ein Aufwandskonto.

Deshalb gilt grundsätzlich:

  • Werkzeug- oder Kleingeräteaufwand entsteht → Soll
  • Rückgabe, Gutschrift oder Korrektur → Haben

Typische Buchung

4985 Werkzeuge und Kleingeräte 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % an 1200 Bank, 1000 Kasse oder 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

sofern die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt sind.

Merksatz

Aufwand für Werkzeuge und Kleingeräte = Soll.

Praxisbeispiel 1: Kleine Wasserwaage

Ein Handwerksbetrieb kauft eine Wasserwaage für:

70,00 € netto

Vorsteuer 19 %:

13,30 €

Brutto:

83,30 €

Die Wasserwaage wird dauerhaft im Betrieb verwendet, ihr Wert liegt jedoch unter der steuerlich besonders relevanten Grenze von 250,00 €.

Buchung

4985 Werkzeuge und Kleingeräte 70,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 13,30 € an 1200 Bank 83,30 €

Die 70,00 € wirken unmittelbar als Aufwand.

Es erfolgt keine zusätzliche Abschreibung über mehrere Jahre.

Merksatz

Direkt auf 4985 gebucht = Aufwand ist bereits vollständig erfasst.

Praxisbeispiel 2: Mehrere kleine Handwerkzeuge

Ein Betrieb kauft:

  • Hammer: 35,00 €
  • Zangensatz: 80,00 €
  • Schraubendrehersatz: 60,00 €
  • Feilen: 45,00 €

Netto insgesamt:

220,00 €

Unterstellt, dass die einzelnen Gegenstände entsprechend als kleine Werkzeuge unmittelbar als Aufwand behandelt werden, kann gebucht werden:

4985 Werkzeuge und Kleingeräte 220,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 41,80 € an 1200 Bank 261,80 €

Wichtig

Bei mehreren Gegenständen ist nicht allein der Rechnungsendbetrag entscheidend.

Für die Frage, ob ein einzelnes Wirtschaftsgut aktiviert beziehungsweise als GWG behandelt werden muss, ist grundsätzlich das einzelne selbstständige Wirtschaftsgut zu betrachten.

Merksatz

Eine große Rechnung kann aus vielen kleinen Einzelgegenständen bestehen.

4985 oder 0440 Werkzeuge?

Diese beiden Konten sind besonders wichtig voneinander abzugrenzen.

4985 Werkzeuge und Kleingeräte

ist ein Aufwandskonto.

Der Anschaffungswert wird unmittelbar als Aufwand behandelt.

0440 Werkzeuge

ist ein Aktivkonto des Anlagevermögens.

Dort werden aktivierungspflichtige, längerfristig genutzte Werkzeuge erfasst, deren Anschaffungskosten nicht sofort vollständig als Aufwand behandelt werden.

Beispiel

Ein einfacher Hammer für 25,00 €:

→ 4985 kann passen

Hochwertiges Spezialwerkzeug für 4.000,00 € mit mehrjähriger Nutzung:

→ 0440 Werkzeuge prüfen

Merksatz

Kleines Werkzeug als Sofortaufwand = 4985. Aktivierungspflichtiges Werkzeug = 0440.

4985 oder 0220 Maschinengebundene Werkzeuge?

0220 Maschinengebundene Werkzeuge ist ebenfalls ein Anlagenkonto.

Dort werden insbesondere aktivierungspflichtige Spezialwerkzeuge erfasst, die technisch an bestimmte Maschinen oder Maschinensysteme gebunden sind.

Beispiel

Handzange:

40,00 €

→ 4985

Spezielle Pressform für eine Produktionsmaschine:

15.000,00 €

→ 0220 Maschinengebundene Werkzeuge prüfen

Merksatz

Kleines allgemeines Werkzeug = 4985. Hochwertiges maschinengebundenes Spezialwerkzeug = 0220.

4985 oder 0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter?

Auch hier gibt es einen wichtigen Unterschied.

Ein Gegenstand kann zwar relativ günstig sein, aber trotzdem als geringwertiges Wirtschaftsgut im Anlagevermögen erfasst werden.

0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter

wird für einzelne aktivierte GWG verwendet.

Diese werden anschließend beispielsweise über:

4860 Abschreibungen auf aktivierte, geringwertige Wirtschaftsgüter

abgeschrieben.

4985 Werkzeuge und Kleingeräte

wird dagegen unmittelbar als Aufwand gebucht.

Beispiel

Wasserwaage:

70,00 €

→ unmittelbarer Aufwand auf 4985 kann passen

Akkuschrauber:

485,00 €

→ bei erfüllten Voraussetzungen kann eine Behandlung als GWG auf 0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter sinnvoll sein

Merksatz

4985 = direkt Aufwand. 0480 = zunächst Anlagevermögen.

Die 250-€-Grenze

Für bestimmte abnutzbare, bewegliche und selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter mit maßgeblichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten von höchstens:

250,00 €

besteht steuerlich die Möglichkeit, sie unmittelbar als Betriebsausgabe zu behandeln.

Gerade bei Werkzeugen und Kleingeräten ist 4985 deshalb häufig ein passendes Konto.

Beispiel

Schraubenschlüsselsatz:

180,00 € netto

→ unmittelbarer Aufwand grundsätzlich möglich

Bohrmaschine:

240,00 € netto

→ unmittelbarer Aufwand grundsätzlich möglich

Wichtig

Nicht jeder Betrag unter 250,00 € gehört automatisch auf 4985.

Ein kleiner Büroeinkauf kann beispielsweise auf 4930 Bürobedarf gehören, während ein kleines Fahrzeugzubehör möglicherweise einem Fahrzeugkostenkonto zuzuordnen ist.

Merksatz

Klein heißt nicht automatisch 4985 – auch der wirtschaftliche Zweck muss Werkzeug oder Kleingerät sein.

Was passiert über 250 €?

Bei einem selbstständig nutzbaren Werkzeug mit einem Wert von mehr als 250,00 € muss genauer geprüft werden, welche steuerliche Behandlung gewählt wird.

Mögliche Varianten sind beispielsweise:

Welche Variante zutrifft, hängt insbesondere von:

  • Anschaffungskosten
  • selbstständiger Nutzbarkeit
  • gewählter GWG-Methode
  • wirtschaftlicher Art des Gegenstands

ab.

Merksatz

Über 250 € nicht einfach automatisch 4985 verwenden – GWG- und Aktivierungsregeln prüfen.

4985 oder 4855 Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter?

Beide Konten führen unmittelbar zu Aufwand, haben aber eine unterschiedliche Funktion.

4985

ist das allgemeine Aufwandskonto für Werkzeuge und Kleingeräte.

Es wird beispielsweise für kleine Werkzeuge verwendet, die unmittelbar als Betriebsausgabe behandelt werden.

4855 Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter

ist speziell für die steuerliche Sofortabschreibung von Wirtschaftsgütern nach der GWG-Regelung vorgesehen.

Beispiel

Kleines Werkzeug für 50,00 €:

→ 4985 kann passen

Selbstständig nutzbares Werkzeug für 700,00 €, das als GWG sofort abgeschrieben wird:

→ 4855 Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter kann die aussagekräftigere Kontierung sein

Merksatz

Kleingerät-Aufwand = 4985. Gezielte GWG-Sofortabschreibung = 4855.

4985 oder 0485 Wirtschaftsgüter (Sammelposten)?

Wird für ein Wirtschaftsjahr die Sammelpostenmethode nach § 6 Abs. 2a EStG gewählt, können entsprechende selbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter mit maßgeblichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten von:

mehr als 250,00 € bis einschließlich 1.000,00 €

in einen Jahres-Sammelposten eingestellt werden.

Dann erfolgt die Buchung nicht unmittelbar auf 4985.

Stattdessen wird der Gegenstand in:

0485 Wirtschaftsgüter (Sammelposten)

erfasst.

Die jährliche Abschreibung erfolgt anschließend über:

4862 Abschreibungen auf den Sammelposten Wirtschaftsgüter

Merksatz

Pool gewählt = 0485 und 4862, nicht 4985.

Selbstständige Nutzbarkeit bleibt wichtig

Auch bei Werkzeugen muss geprüft werden, ob tatsächlich ein eigenständiges Wirtschaftsgut vorliegt.

Beispiel

Handbohrmaschine:

kann grundsätzlich selbstständig genutzt werden.

Spezialbauteil einer Maschine:

kann möglicherweise ausschließlich zusammen mit dieser Maschine funktionieren.

Dann ist es nicht automatisch ein selbstständig nutzbares Kleingerät oder GWG.

Merksatz

Preis allein entscheidet nicht – wirtschaftliche Funktion prüfen.

Ersatzteile sind nicht automatisch Werkzeuge

Ein Ersatzteil für eine Maschine wird nicht allein aufgrund seines geringen Preises auf 4985 gebucht.

Beispiel

Ersatzlager einer Produktionsmaschine:

80,00 €

Das Lager ist kein Werkzeug, sondern dient der Reparatur einer bestehenden Maschine.

Dann kann beispielsweise:

4800 Reparaturen und Instandhaltungen von technischen Anlagen und Maschinen

sachgerechter sein.

Merksatz

Werkzeug zum Arbeiten = 4985 prüfen. Ersatzteil für Reparatur = Reparaturkonto prüfen.

Verbrauchsmaterial ist ebenfalls etwas anderes

Nicht alles, was zusammen mit einem Werkzeug verwendet wird, ist selbst Werkzeug oder Kleingerät.

Beispiele

  • Schleifpapier
  • Bohrer mit sehr kurzer Verbrauchsdauer
  • Trennscheiben
  • Sägeblätter
  • Schmiermittel
  • Verbrauchsmaterial

Je nach Verwendung und Kontenplan kann dafür ein anderes Betriebsbedarfs- oder Materialkonto sachgerechter sein.

Beispielsweise kann:

4980 Sonstiger Betriebsbedarf

relevant sein.

Merksatz

Werkzeug und Verbrauchsmaterial nicht automatisch vermischen.

4985 oder 4980 Sonstiger Betriebsbedarf?

4985 Werkzeuge und Kleingeräte

ist speziell für kleinere Werkzeuge und Geräte gedacht.

4980 Sonstiger Betriebsbedarf

ist allgemeiner und kann für sonstige betriebliche Verbrauchs- und Bedarfsgüter verwendet werden, für die kein spezielleres Konto vorhanden ist.

Beispiel

Hammer:

→ 4985

sonstiges betriebliches Verbrauchsmaterial ohne Werkzeugcharakter:

→ 4980 Sonstiger Betriebsbedarf prüfen

Merksatz

Werkzeug vorhanden? Erst 4985 prüfen, bevor alles in 4980 landet.

Praxisbeispiel 3: Akkuschrauber unter 250 €

Ein Handwerksunternehmen kauft einen Akkuschrauber für:

249,00 € netto

Vorsteuer:

47,31 €

Brutto:

296,31 €

Der Akkuschrauber wird dauerhaft betrieblich verwendet.

Aufgrund des geringen Anschaffungswerts kann er im Beispiel unmittelbar als Aufwand behandelt werden.

Buchung

4985 Werkzeuge und Kleingeräte 249,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 47,31 € an 1200 Bank 296,31 €

Der vollständige Nettobetrag wirkt im Anschaffungsjahr als Aufwand.

Praxisbeispiel 4: Akkuschrauber für 600 €

Ein hochwertiger Akkuschrauber kostet:

600,00 € netto

Der Gegenstand ist:

  • beweglich
  • abnutzbar
  • selbstständig nutzbar
  • für eine dauerhafte betriebliche Nutzung bestimmt

Dann sollte nicht einfach wegen der Bezeichnung Akkuschrauber automatisch 4985 verwendet werden.

Stattdessen ist die GWG-Behandlung zu prüfen.

Bei Verwendung der Sofortabschreibung kann beispielsweise:

4855 Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter

relevant sein.

Alternativ kann eine Aktivierung auf 0480 Geringwertige Wirtschaftsgüter mit anschließender Abschreibung über 4860 erfolgen.

Merksatz

Dasselbe Werkzeug kann je nach Wert auf einem völlig anderen Konto landen.

Hochwertige Werkzeuge gehören ins Anlagevermögen

Ein Werkzeug kann mehrere Tausend Euro kosten und viele Jahre genutzt werden.

Dann liegt typischerweise Anlagevermögen vor.

Beispiel

Professionelles Spezialmessgerät:

6.000,00 € netto

mehrjährige Nutzung

Dann ist eine Aktivierung zu prüfen, beispielsweise im Bereich:

0440 Werkzeuge

beziehungsweise auf einem anderen sachlich passenden Anlagekonto.

Der Betrag darf nicht allein deshalb sofort auf 4985 gebucht werden, weil der Gegenstand sprachlich ein Werkzeug ist.

Merksatz

4985 bedeutet kleine Werkzeuge – nicht jedes Werkzeug unabhängig vom Wert.

Anschaffungsnebenkosten beachten

Bei der Frage, ob ein Wirtschaftsgut noch unmittelbar als Aufwand beziehungsweise als GWG behandelt werden kann, müssen die vollständigen Anschaffungskosten betrachtet werden.

Dazu können gehören:

  • Kaufpreis
  • Transport
  • Fracht
  • Montage
  • notwendige Einrichtungskosten
  • unmittelbar zurechenbare Nebenkosten

Beispiel

Werkzeug:

240,00 € netto

Versand:

20,00 € netto

Anschaffungskosten insgesamt:

260,00 €

Damit liegt der Wert oberhalb von 250,00 €.

Die Behandlung sollte neu geprüft werden.

Merksatz

Nicht nur den Artikelpreis ansehen – Nebenkosten gehören zu den Anschaffungskosten.

Rabatte und Skonti mindern die Anschaffungskosten

Anschaffungspreisminderungen reduzieren grundsätzlich die Anschaffungskosten.

Beispiel

Werkzeugpreis:

260,00 €

Rabatt:

20,00 €

Anschaffungskosten:

240,00 €

Dadurch kann sich die steuerliche Behandlung gegenüber dem ursprünglichen Listenpreis ändern.

Merksatz

Für Wertgrenzen zählen die tatsächlichen Anschaffungskosten.

Vorsteuer wird getrennt gebucht

Bei bestehendem Vorsteuerabzugsrecht wird die abzugsfähige Umsatzsteuer nicht auf 4985 als Aufwand gebucht.

Beispiel

Werkzeug netto:

100,00 €

Vorsteuer:

19,00 €

Buchung

4985 Werkzeuge und Kleingeräte 100,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00 € an 1200 Bank 119,00 €

Der Aufwand beträgt nur:

100,00 €

Die 19,00 € werden als Vorsteuer erfasst.

Merksatz

Abziehbare Vorsteuer ist kein Werkzeugaufwand.

Ohne Vorsteuerabzug

Besteht kein Vorsteuerabzugsrecht, kann die im Kaufpreis enthaltene Umsatzsteuer dagegen Teil des betrieblichen Aufwands beziehungsweise der maßgeblichen Anschaffungskosten sein.

Dann darf nicht automatisch immer nur mit dem Nettobetrag gearbeitet werden.

Die konkrete steuerliche Behandlung muss entsprechend geprüft werden.

Rechnung auf Ziel

Ein Unternehmen kauft Werkzeuge für:

200,00 € netto

Vorsteuer:

38,00 €

Brutto:

238,00 €

Die Rechnung wird erst später bezahlt.

Buchung bei Rechnungseingang

4985 Werkzeuge und Kleingeräte 200,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 38,00 € an 1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 238,00 €

Spätere Zahlung

1600 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 238,00 € an 1200 Bank 238,00 €

Bei der Zahlung entsteht kein zweiter Werkzeugaufwand.

Merksatz

Rechnung erzeugt Aufwand – Zahlung gleicht nur die Verbindlichkeit aus.

Kauf mit Skonto

Wird bei der Bezahlung einer Werkzeugrechnung Skonto gezogen, mindert sich der tatsächlich angefallene Anschaffungs- beziehungsweise Aufwandbetrag.

Zusätzlich muss bei einer umsatzsteuerpflichtigen Rechnung die Vorsteuer entsprechend korrigiert werden.

Bei 19 % kann im SKR03 beispielsweise der Bereich:

3736 Erhaltene Skonti 19 % Vorsteuer

relevant sein.

Merksatz

Skonto senkt Kosten und Vorsteuer – nicht einfach nur den Bankbetrag.

Rückgabe eines Werkzeugs

Ein Unternehmen kauft ein Werkzeug für:

150,00 € netto

und schickt es später vollständig zurück.

Wurde die ursprüngliche Anschaffung auf 4985 erfasst, muss der Aufwand wieder korrigiert werden.

Vereinfachte Gutschrift

Lieferantenkonto beziehungsweise Bank an 4985 Werkzeuge und Kleingeräte und entsprechendes Vorsteuerkonto

Damit wird der ursprüngliche Aufwand wieder reduziert.

Reparatur eines hochwertigen Werkzeugs

Wurde ein Werkzeug als Anlagevermögen aktiviert, gehören spätere Reparaturkosten nicht automatisch ebenfalls auf 4985.

Beispiel

Aktiviertes Spezialwerkzeug auf 0440 Werkzeuge wird repariert.

Reparaturkosten:

1.000,00 €

Dann ist ein passendes Reparatur- beziehungsweise Instandhaltungskonto zu prüfen.

Für andere Anlagen und BGA kann beispielsweise:

4805 Reparaturen und Instandhaltungen von anderen Anlagen und Betriebs- und Geschäftsausstattung

relevant sein.

Merksatz

Neues Kleingerät = 4985 möglich. Reparatur eines bestehenden Anlageguts = Reparaturkonto prüfen.

Werkzeuge im Festwertverfahren

Für bestimmte regelmäßig ersetzte Bestände von Werkzeugen oder ähnlichen Wirtschaftsgütern kann unter engen Voraussetzungen ein Festwert gebildet werden.

Ein Festwert kommt nach § 240 Abs. 3 HGB insbesondere in Betracht, wenn:

  • die Wirtschaftsgüter regelmäßig ersetzt werden
  • ihr Gesamtwert für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung ist
  • Bestand, Wert und Zusammensetzung nur geringen Veränderungen unterliegen

Ist ein zulässiger Festwert eingerichtet, können Ersatzanschaffungen entsprechender Werkzeuge unmittelbar als Aufwand erfasst werden.

Dafür kann ebenfalls 4985 verwendet werden.

Beispiel

Ein Unternehmen führt einen zulässigen Festwert für einen dauerhaft vorhandenen Werkzeugbestand.

Im laufenden Jahr werden verschlissene Werkzeuge für:

5.000,00 €

ersetzt.

Bei unveränderten Voraussetzungen können diese Ersatzbeschaffungen unmittelbar als Aufwand erfasst werden.

Merksatz

Festwert vorhanden = Ersatzbeschaffungen können direkt Aufwand sein.

Was ist ein Festwert?

Beim Festwert wird ein bestimmter Bestand an regelmäßig ersetzten Wirtschaftsgütern mit einem konstanten Wert in der Bilanz geführt.

Statt jeden einzelnen Zugang und Abgang fortlaufend im Anlagevermögen nachzuverfolgen, werden die laufenden Ersatzbeschaffungen unmittelbar als Aufwand gebucht.

Das ist eine Vereinfachungsmethode und kein Freibrief, beliebig große Werkzeugbestände sofort abzuschreiben.

Die Voraussetzungen müssen tatsächlich erfüllt sein.

Merksatz

Festwert ist eine besondere Bilanzierungsvereinfachung – nicht die normale Behandlung jedes Werkzeugbestands.

Inventur beim Festwert

Auch ein Festwert darf nicht unbegrenzt ungeprüft fortgeführt werden.

Der zugrunde liegende Bestand muss in den gesetzlich vorgesehenen Abständen beziehungsweise bei wesentlichen Veränderungen überprüft werden.

Verändert sich der Bestand deutlich, muss auch der Festwert angepasst werden.

4985 ist kein Sammelkonto für jede Werkstattrechnung

Der Kontoname klingt breit, trotzdem sollte 4985 gezielt eingesetzt werden.

Nicht automatisch hierher gehören:

  • Ersatzteile
  • Maschinenreparaturen
  • Betriebsstoffe
  • Arbeitskleidung
  • Maschinen
  • hochwertige Anlagegüter
  • Fremdleistungen
  • Wartungsverträge

Merksatz

Werkstattrechnung ist nicht automatisch Werkzeugrechnung.

Arbeitskleidung ist kein Werkzeug

Schutzkleidung, Sicherheitsschuhe oder betriebliche Arbeitskleidung sind keine Werkzeuge oder Kleingeräte.

Dafür existieren andere Kontierungsmöglichkeiten.

Auch wenn ein Mitarbeiter Werkzeug und Arbeitskleidung beim selben Händler kauft, sollten die Rechnungspositionen sachgerecht aufgeteilt werden.

Bürobedarf oder Kleingerät?

Auch im Büro können kleinere Geräte angeschafft werden.

Beispiel

Kugelschreiber und Papier:

→ 4930 Bürobedarf

Kleine Werkzeugausstattung für den Betriebstechniker:

→ 4985

Die Zuordnung richtet sich nach dem tatsächlichen Verwendungszweck.

Werkzeug wird privat gekauft und betrieblich verwendet

Bei einem Einzelunternehmen kann es vorkommen, dass der Unternehmer ein betriebliches Kleingerät mit privaten Mitteln bezahlt.

Beispiel

Betriebliches Werkzeug:

119,00 € brutto

Netto:

100,00 €

Vorsteuer:

19,00 €

Der Unternehmer bezahlt privat.

Bei bestehendem Vorsteuerabzugsrecht kann die Buchungslogik lauten:

4985 Werkzeuge und Kleingeräte 100,00 € 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 19,00 € an 1891 Privateinlagen (nur Einzelunternehmen) 119,00 €

Der betriebliche Aufwand entsteht unabhängig davon, dass die Zahlung privat erfolgte.

Merksatz

Privat bezahlt bedeutet nicht automatisch privat veranlasst.

Private Werkzeuge sind kein Betriebsaufwand

Umgekehrt darf ein privat angeschafftes Werkzeug nicht allein deshalb auf 4985 gebucht werden, weil der Käufer Unternehmer ist.

Beispiel

Der Unternehmer kauft privat Werkzeug für Renovierungsarbeiten an seinem eigenen Wohnhaus.

Zahlung erfolgt versehentlich vom Geschäftskonto.

Dann liegt grundsätzlich kein betrieblicher Werkzeugaufwand vor.

Bei einem Einzelunternehmen ist stattdessen beispielsweise:

1801 Privatentnahmen allgemein (nur Einzelunternehmen)

zu prüfen.

Merksatz

Der betriebliche Zweck entscheidet – nicht die verwendete Bankkarte.

Werkzeuge für Arbeitnehmer

Kauft das Unternehmen Werkzeug, das Arbeitnehmer für ihre Arbeit benötigen und das Eigentum des Unternehmens bleibt, kann 4985 bei kleineren Gegenständen passend sein.

Beispiel

Montageteam erhält neue:

  • Schraubendreher
  • Zangen
  • Hammer

Die Gegenstände bleiben Eigentum des Unternehmens und dienen ausschließlich der betrieblichen Tätigkeit.

→ 4985 kann passen

Erstattet das Unternehmen dagegen einem Arbeitnehmer dessen eigenes Werkzeug, können lohnsteuerliche und personalbezogene Regelungen zu beachten sein.

Das ist nicht automatisch derselbe Sachverhalt.

Werkzeuggeld an Arbeitnehmer

Erhält ein Arbeitnehmer eine Zahlung dafür, dass er eigenes Werkzeug für die Arbeit nutzt, handelt es sich nicht um einen normalen Werkzeugeinkauf des Unternehmens.

Für sogenanntes Werkzeuggeld gelten besondere lohnsteuerliche Voraussetzungen.

Solche Zahlungen sollten deshalb nicht einfach auf 4985 gebucht werden, nur weil das Wort Werkzeug vorkommt.

Merksatz

Werkzeug gekauft = Sachaufwand. Werkzeuggeld an Arbeitnehmer = Personal-/Lohnsteuerfall prüfen.

4985 und Kostenstellen

Gerade bei Produktions- oder Handwerksunternehmen kann es sinnvoll sein, den Werkzeugaufwand zusätzlich nach Kostenstellen auszuwerten.

Beispiel

4985 insgesamt:

15.000,00 €

Davon:

  • Werkstatt: 7.000,00 €
  • Montage: 5.000,00 €
  • Instandhaltung: 3.000,00 €

Das Sachkonto zeigt die Art des Aufwands.

Die Kostenstelle zeigt, wo der Aufwand entstanden ist.

Hoher Saldo auf 4985 sollte geprüft werden

Ein ungewöhnlich hoher Jahresbetrag kann darauf hindeuten, dass aktivierungspflichtige Werkzeuge versehentlich vollständig als Aufwand gebucht wurden.

Beispiel

4985 steigt plötzlich von:

5.000,00 €

auf:

80.000,00 €

Dann sollte geprüft werden:

  • wurden größere Werkzeuge gekauft?
  • wurden Anlagenzugänge versehentlich als Aufwand gebucht?
  • wurde ein Festwertverfahren verwendet?
  • gibt es ungewöhnlich viele Ersatzbeschaffungen?

Merksatz

Großer Werkzeugaufwand = Aktivierungspflicht einmal kritisch prüfen.

4985 und Inventarverwaltung

Auch wenn ein Gegenstand sofort als Aufwand gebucht wurde, kann es betrieblich sinnvoll sein, ihn weiterhin zu dokumentieren.

Das gilt beispielsweise für:

  • hochwertige Kleingeräte
  • elektrische Werkzeuge
  • Geräte mit Seriennummer
  • Werkzeuge, die Mitarbeitern ausgegeben werden

Eine interne Inventarliste kann helfen bei:

  • Diebstahl
  • Verlust
  • Rückgabe durch Mitarbeiter
  • Versicherung
  • Ersatzbeschaffung

Die finanzbuchhalterische Sofortaufwandsbuchung bedeutet nicht, dass der Gegenstand organisatorisch bedeutungslos wird.

Was wird typischerweise auf Konto 4985 gebucht?

Typische Fälle können sein:

  • kleinere Handwerkzeuge
  • Hämmer
  • Zangen
  • Schraubendreher
  • Schraubenschlüssel
  • Sägen
  • Feilen
  • Schleifwerkzeuge
  • kleinere Bohrmaschinen
  • kleinere selbstständig nutzbare Werkzeuge und Geräte, die unmittelbar als Aufwand behandelt werden
  • Ersatzbeschaffungen bei einem zulässig gebildeten Festwert für entsprechende Werkzeuge
  • Korrekturen solcher Werkzeugaufwendungen

Was gehört typischerweise nicht auf Konto 4985?

Nicht automatisch auf 4985 gehören:

Kontoart und Abschluss

Kontonummer: 4985 Kontenbezeichnung: Werkzeuge und Kleingeräte Kontenart: Aufwandskonto Kontenklasse: 4 Kategorie: Aufwand Bereich: Sonstige betriebliche Aufwendungen / Werkzeuge und Kleingeräte Normale Kontoseite: Soll Werkzeug- und Kleingeräteaufwand: Soll Gutschriften, Rückgaben und Korrekturen: Haben Abschluss: GuV Bilanz: Nicht in der Bilanz GuV: Aufwand · Sonstige betriebliche Aufwendungen

Was zeigt der Saldo des Kontos?

Der typische Sollsaldo von 4985 zeigt die im Geschäftsjahr unmittelbar als Aufwand erfassten Kosten für Werkzeuge und Kleingeräte.

Beispiel

Werkzeuge Januar:

500,00 €

Werkzeuge März:

800,00 €

Werkzeuge August:

1.200,00 €

Gutschrift Dezember:

200,00 €

Saldo:

500 + 800 + 1.200 − 200 =

2.300,00 € Soll

Dieser Betrag fließt als Aufwand in die GuV ein.

Er zeigt keinen Vermögenswert im Anlagevermögen.

Merksatz

4985 zeigt Jahresaufwand – nicht den Wert des vorhandenen Werkzeugbestands.

Warum ein Habensaldo auffällig wäre

4985 ist ein Aufwandskonto mit normaler Sollseite.

Ein Habensaldo sollte deshalb geprüft werden.

Mögliche Ursachen sind:

  • umfangreiche Rückgaben oder Gutschriften
  • Storno früherer Buchungen
  • Soll und Haben vertauscht
  • falsches Konto verwendet
  • Vorjahreskorrekturen wurden auf das laufende Konto gebucht

Ein Habensaldo ist durch Korrekturen möglich, sollte aber nachvollziehbar sein.

Typische Fehler

Jedes Werkzeug auf 4985 buchen

Hochwertige beziehungsweise aktivierungspflichtige Werkzeuge gehören ins Anlagevermögen.

4985 und 0440 Werkzeuge verwechseln

4985 ist Aufwand. 0440 ist Anlagevermögen.

Maschinengebundene Spezialwerkzeuge auf 4985 buchen

Bei aktivierungspflichtigen Spezialwerkzeugen ist 0220 Maschinengebundene Werkzeuge zu prüfen.

GWG-Regeln ignorieren

Bei selbstständig nutzbaren Gegenständen oberhalb von 250,00 € sollten die GWG- beziehungsweise Sammelpostenregeln geprüft werden.

Ersatzteil als Werkzeug buchen

Ein Ersatzteil für eine Maschine kann Reparaturaufwand und kein Werkzeugaufwand sein.

Verbrauchsmaterial mit Werkzeug verwechseln

Verbrauchsmaterial kann auf einem Betriebsbedarfs- oder anderen Materialkonto sachgerechter sein.

Gesamte Rechnung nach dem größten Posten buchen

Enthält eine Rechnung Werkzeuge, Verbrauchsmaterial und andere Gegenstände, kann eine Aufteilung erforderlich sein.

Anschaffungsnebenkosten bei Wertgrenzen ignorieren

Transport und andere direkt zurechenbare Kosten können den maßgeblichen Anschaffungswert erhöhen.

Vorsteuer als Werkzeugaufwand buchen

Bei bestehendem Vorsteuerabzug gehört die Steuer auf das passende Vorsteuerkonto.

Private Werkzeuge als Betriebsausgabe behandeln

Nur betrieblich veranlasste Anschaffungen gehören auf 4985.

Reparatur eines Anlageguts als neues Kleingerät buchen

Reparatur und Neuanschaffung sind wirtschaftlich unterschiedliche Vorgänge.

Festwertverfahren ohne Voraussetzungen anwenden

Die Festwertmethode ist nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen zulässig.

Verwandte Konten

Kurz zusammengefasst

Das Konto 4985 Werkzeuge und Kleingeräte erfasst kleinere betriebliche Werkzeuge und Geräte, die unmittelbar als Aufwand behandelt werden. Es ist ein Aufwandskonto mit normaler Sollseite und Abschluss über die GuV. Typische Beispiele sind kleinere Handwerkzeuge, Hämmer, Zangen, Schraubendreher, Sägen oder günstige Bohrmaschinen. Höherwertige Werkzeuge dürfen dagegen nicht allein wegen ihrer Bezeichnung auf 4985 gebucht werden: aktivierungspflichtige allgemeine Werkzeuge gehören beispielsweise auf 0440 Werkzeuge, maschinengebundene Spezialwerkzeuge auf 0220 Maschinengebundene Werkzeuge. Bei selbstständig nutzbaren Gegenständen oberhalb von 250,00 € sind außerdem die GWG- und Sammelpostenregeln zu prüfen. 4985 kann darüber hinaus bei zulässig gebildeten Festwerten für laufende Ersatzbeschaffungen entsprechender Werkzeuge relevant sein.

Kurzform: Kleines Werkzeug direkt als Aufwand = 4985 im Soll. Hochwertiges Werkzeug = 0440 prüfen. Maschinengebundenes Spezialwerkzeug = 0220. GWG über 250 € nicht automatisch auf 4985 buchen.

QUELLEN & STAND

Fachliche Grundlagen

Zuletzt aktualisiert:

Die Quellen bilden die fachliche Grundlage des Artikels. Die Darstellung ist didaktisch vereinfacht und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.